Even voorstellen: de eventmanagers van DeFabrique

Het organiseren van een evenement is vaak een hele uitdaging. Met geruime ervaring geven onze eventmanagers graag tips uit de praktijk. Deze keer vroegen wij onze eventmanagers naar hun ultieme tip om jouw evenement tot een succes te leiden!

Melvin de Lange

Melvin is in 2004 als stagiair begonnen bij DeFabrique. Daarna werkte hij als eerste medewerker bij zusterbedrijf de Kartfabrique en op zijn 21e was hij al partymanager bij DeFabrique. Melvin: “De kracht van DeFabrique zit verborgen in het jonge team van professionals die met de juiste energie het meeste eruit proberen te halen.”

Melvin: “Het is essentieel dat je tijdens het organiseren van je evenement het doel goed voor ogen houdt. Stel jezelf continu de vraag: Waarvoor geef ik dit evenement nou uiteindelijk?”

Robin Arlar

Robin werkt al twaalf jaar als eventmanager bij DeFabrique. Hij is verantwoordelijk voor de opbouw, afbouw en uitvoering van evenementen. Inmiddels is hij overal inzetbaar, zelfs in de horeca en facilitaire dienstverlening. Robin:“De uitdaging is om iedere dag weer opnieuw verrassend te zijn.”

Robin: “De inhoud van het evenement is het belangrijkste, daar komen de gasten immers voor. Je moet ervoor zorgen dat de inhoud van jouw evenement anders is dan bij anderen. Het moet eruit springen. Je moet er voor zorgen dat er (minimaal) één element is dat leuker of origineler is. Dat kan door bijvoorbeeld een aparte locatie te kiezen, een unieke spreker het woord te laten doen of speciale catering toe te voegen.”

Martin Bogaerds

Martin begon acht jaar geleden als dutymanager in de horeca bij zusterbedrijf de Kartfabrique en ging daarna verder bij DeFabrique als eventmanager. Martin: “Ik ga ieder evenement in alsof het mijn eigen evenement is. Sommige events vergen maanden voorbereiding, dus ik weet hoeveel zo’n dag voor een opdrachtgever betekent.”

Martin: “Zet liever te weinig stoelen neer dan te veel. Bij minder stoelen lijkt de ruimte sneller vol te stromen en lijken er veel mensen aanwezig zijn (denk aan de no-show). Het is veel beter om later stoelen bij te zetten dan dat deze weggehaald moeten worden.”

Wouter Goossens

Wouter is tien jaar geleden als stagiair begonnen bij DeFabrique. Daarna is hij als freelancer in de evenementenbranche gaan werken. In drukke maanden werkt hij als eventmanager op de vloer bij DeFabrique en daarnaast is hij projectmanager voor verschillende projecten, zoals de aankoop van de nieuwe wijnen en het fesTEAval.

Wouter: “Geef bij de eventmanager aan welk onderdeel van de dag je spannend vindt. Vaak kan deze stress direct worden weggenomen aangezien een eventmanager iedere dag met hetzelfde bijltje hakt.”

Rik van Leeuwen

Rik is twee jaar geleden gestart als junior eventmanager bij DeFabrique. Rik: “Wat ik leuk vind aan mijn werk is dat elke dag weer anders is en dat er elke dag weer een nieuwe uitdaging is. De grootste uitdaging is meer service leveren dan de klant van je verwacht.”

Rik: “De organisatie vergeet vaak zelf te genieten van bepaalde momenten. Durf bepaalde taken uit handen te geven zodat er volledig genoten kan worden zonder organisatorische zorgen.”

Sandra de Wit

Sandra krijgt veel energie van het werken in teamverband bij DeFabrique. Zij ziet haar taak als junior eventmanager, op de uitvoerdag, net als een wedstrijd. Sandra: “Je hebt maar één kans om het goed te doen, om er het beste uit te halen: om te winnen. Een dag waar je als team je uiterste best doet om het te laten slagen: een uitdaging!”

Sandra: “Voorbereiding, voorbereiding, voorbereiding. Zorg dat je alles op orde hebt voordat het evenement begint, dan kun je niet achter de zaken aan gaan lopen. Dit creëert veel ontspanning en haalt veel stress weg bij iedereen! Ook de mensen voelen het als iets niet soepel verloopt.”

Laura Stellingwerff

Laura studeert Leisure management aan de NHTV in Breda en werkt nu ongeveer anderhalf jaar met veel plezier bij DeFabrique als junior eventmanager. Laura: “Ik werk iedere dag samen met een hoop leuke collega’s om hele toffe evenementen tot een succes te maken en daar krijg ik super veel energie van.”

Laura: “Het is van belang om van tevoren contactmomenten vast te stellen en dit goed aan te geven bij je eventmanager. Is dat wekelijks, dagelijks of zelfs meerdere keren per dag? Sommige klanten willen zo vaak mogelijk op de hoogte blijven van de stand van zaken en andere klanten vinden het prima om af en toe iets van ons te horen. Door hier van tevoren goede afspraken over te maken, voorkom je onduidelijkheden en misvattingen.”