Frisse wind in eventland leidt tot nieuw eventtype: Unconference

Heb je tijdens een congres ooit het gevoel gehad dat de gesprekken bij het koffiezetapparaat meer opleveren dan de langdradige plenaire sessies? Dat is niet zonder reden! In de pauze ben jij de baas over het gespreksonderwerp. Jij bepaalt met wie je praat en hoeveel tijd je met diegene besteedt. Die behoefte aan betrokkenheid en intimiteit leidt nu zelfs tot een nieuw eventtype: Unconference. Tijdens een Unconference staat het programma niet van te voren vast en staan de bezoekers centraal.

De bezoeker bepaalt

Over het algemeen worden evenementen ver van tevoren gepland. De organisatie bepaalt doelen, geeft budget vrij en kiest een geschikte locatie. Daarna is de invulling van het evenement aan de beurt en achteraf bereken je de Return on Investment (ROI). De vraag “Is de gewenste gedragsverandering behaald?” is hierin leidend. Er wordt ingespeeld op de interesses van de bezoekers maar uiteindelijk hebben zij geen invloed op het programma. Unconferences gooien het over een andere boeg en geloven dat je maximale gedragsverandering bereikt als de bezoekers de inhoud bepalen.

Het fundament

Harrison Owen legde aan het eind van de twintigste eeuw het fundament voor Unconferences. Hij organiseerde een congres en merkte dat zijn bezoekers de meeste energie haalden uit de gesprekken bij het koffiezetapparaat. Hieruit formuleerde hij het idee van de Open Space Technology.

Enthousiasme en effectiviteit

De filosofie achter deze methode is simpel: bewegings- en keuzevrijheid hebben een positieve invloed op het betrokkenheidsgevoel van de bezoekers. Betrokkenheid wordt omgezet in een meer enthousiaste en proactieve houding. Owen ontwikkelde Open Space Technology om dit betrokkenheidsgevoel te combineren met de effectiviteit van een goede meeting. De input van de bezoekers staat hierbij voorop.

Nachtmerrie van een event professional

Het woord Unconference betekent letterlijk vertaald: niet-conferentie. Unconferences hebben dan ook weinig te maken met de huidige manier waarop evenementen worden ingevuld. Het lijkt de grootste nachtmerrie van een event professional, omdat van tevoren – bijna – niks wordt vastgesteld. Het enige dat echt vaststaat is de locatie en een te behandelen vraagstuk.

Hoe complexer het vraagstuk, hoe beter

Hoe complexer het vraagstuk en hoe meer meningen erover bestaan, hoe beter. Denk hierbij aan: reorganisatievraagstukken, hoe in te spelen op de laatste trends en het bepalen van een nieuwe bedrijfsstrategie. Na een plenaire inleiding van het vraagstuk wordt het programma bepaald. Iedereen die iets toe kan voegen aan het vraagstuk mag een voorstel indienen. Deze voorstellen worden daarna in een tijdsschema geplaatst, zo ontstaan gedurende de Unconference verschillende discussies en subsessies. Breng gasten daarom tijdig op de hoogte van het vraagstuk en de werkwijze.

Persoonlijke betrokkenheid

Wanneer een spreker op een congres een vraag door de zaal laat galmen, blijft het vaak akelig stil. Waarom zouden bezoekers tijdens een Unconference wél input leveren? Het antwoord is simpel: persoonlijke betrokkenheid. Een goed voorbeeld is een reorganisatie. Bij een reorganisatie willen alle medewerkers snel duidelijkheid. Daarnaast heeft een reorganisatie een directe persoonlijke invloed. Dit zorgt ervoor dat mensen bereid zijn vrijwillig tijd en energie te steken in een oplossing. Een Unconference biedt daarnaast de mogelijkheid om directe kennis en ervaringen uit de organisatie te gebruiken om deze oplossing te vinden. Door persoonlijke betrokkenheid van de medewerkers in het beslissingsproces creëer je tegelijkertijd een breder draagvlak.

Groeiende behoefte

Een Unconference biedt enorme voordelen, maar net als ieder ander evenement kan je de plank ook volledig misslaan. De trend waaruit Unconferences zijn ontstaan is echter niet te ontkennen. De behoefte van de bezoeker komt steeds centraler te staan. Inspelen op deze behoefte betekent niet dat de kwaliteit van je evenement minder wordt. Betekent deze groeiende behoefte dat Unconferences de hele evenementenindustrie gaan overnemen? Alhoewel dat onwaarschijnlijk is, wint de Unconference terrein en daar kan de evenementenindustrie een hoop van leren.