Hoe stel ik de aanleiding en het doel van mijn evenement vast?

De eerste stap voor het organiseren van een evenement is het vaststellen van de aanleiding en het doel. Je evenement kan pas iets opleveren als jij duidelijk hebt wat dat moet zijn.

Verschil doel en aanleiding

Er is een duidelijk verschil tussen de aanleiding en het doel van een evenement. De aanleiding is de reden waarom je het evenement organiseert en het doel is wat je met het evenement wilt bereiken.

Aanleiding

Voordat je de doelstelling van je evenement kunt definiëren, moet je eigenlijk een stapje terug doen. Vraag jezelf af wat nu eigenlijk de aanleiding van het evenement is. De viering van een jubileum, de lancering van een nieuw product, het introduceren van een nieuw systeem? De aanleiding kan ook een probleem zijn. Een product verkoopt niet goed, de kennis over bepaalde zaken blijkt tekort te schieten of de sfeer in jouw bedrijf is niet optimaal. Bedenk goed of een evenement de oplossing is voor het probleem wat je hebt. Ja? Lees dan verder!

Doelstelling

De eerste stap is gezet. Nu ga je verder met de doelstelling. Wat wil je precies bereiken met je evenement? De meest voorkomende doelstellingen hebben één van de volgende elementen in zich:

1. Verkoop verhogen
2. Imago verbeteren
3. Naamsbekendheid vergroten
4. Verbeteren van in- en/of externe relaties
5. Overdragen van kennis en/of informatie
6. Onderling delen van informatie
7. Stimuleren, motiveren en belonen

Formuleren van de doelstelling(en)

Formuleer jouw evenement-doelstelling(en) volgens het SMART-principe. Peter Drucker gebruikt deze manier om effectiviteit vast te stellen. SMART staat voor:

• Specifiek: Is het doel of resultaat dat ik wil bereiken concreet en duidelijk genoeg?
• Meetbaar: Hoe weet ik precies wanneer ik het doel heb gehaald?
• Acceptabel: Is het doel voor mijzelf (en voor anderen) verantwoord en acceptabel?
• Realistisch: Is het doel realistisch? Kan het wel?
• Tijdsgebonden: Wanneer wil ik het doel behaald hebben?

Met het SMART-principe is de doelstelling duidelijk en begrijpelijk voor iedereen. Hieronder heb ik het SMART-formulier voor je toegevoegd. Klik om te vergroten, print het formulier en en schrijf je doelstelling(en) SMART op. 

Voorbeeld van een SMART-doelstelling: Twee weken na het evenement beoordeelt 90% van de eventbezoekers in de evaluatiemail ons evenement als informatief

Bron: Drucker, P. F. (2007). Management challenges for the twenty-first century. Routledge.