Hoe plan en run je een sterke Hackathon?

Als je denkt dat het organiseren van een hackathon niet meer is dan een geeky T-shirt aantrekken en de internetverbinding checken, dan heb je het goed mis. Om een sterke hackathon op te zetten moet je al je planningsvaardigheden inzetten en het één slapeloze nacht volhouden (want hackathons duren meestal 24 uur, zonder pauze).

Hackathons worden door Major League Hacking gedefinieerd als ‘uitvindingsmarathons’, en ze bieden een gastvrije omgeving voor mensen die willen creëren, innoveren en hun ideeën delen. Zoals Joshua Tauberer aangeeft: ‘hackathon’ is een breed begrip. Het is in de eerste plaats een plek waar op creatieve wijze problemen worden opgelost. Daarnaast is het een evenement waar mensen samenkomen om uiteenlopende problemen op te lossen (die niet altijd te maken hebben met technologie).

Volgens Dave Fontenot, lid van de online Hackathons Anonymous-groep: “ondanks de slapeloosheid zijn deze evenementen erg verslavend en de gemeenschap eromheen groeit sneller dan ooit.” De gebruikelijke invulling van een sterke hackathon is programmeren. Hackathons zijn echter steeds populairder aan het worden. Van civiele techniek tot duurzame voedselbronnen; de deelnemers proberen nieuwe oplossingen te vinden voor verschillende kwesties. Dus zelfs als je niet houdt van programmeren of IT-gerelateerde zaken, is het misschien interessant om je eventplanningsportfolio uit te breiden door eens iets anders te doen.

Om je daarbij te helpen, volgen hier een paar stappen om een sterke hackathon neer te zetten, zelfs als je daar nog geen ervaring in hebt.

1. Bepaal wie de projectleiders zijn

Het interessante aan hackathons is dat mensen teams moeten vormen en oplossingen moeten vinden in een wedstrijdverband. Dat betekent meer druk, maar ook een hoop adrenaline.

Wanneer jij als eventplanner echter de teams creëert, is het jouw verantwoordelijkheid om de projectleiders (of teamleiders) aan te stellen. Je moet echter erg voorzichtig zijn wanneer je de leiders uitzoekt, aangezien de gehele groepsdynamiek zal afhangen van die personen. Zoals Joshua Tauberer suggereert: “kijk wie er komt en als je een aantal mensen kent die komen met bepaalde projecten, stel dan de projectleiders vast.” Hij zegt ook dat het verstandig is om deze mensen voor het evenement te ontmoeten om de details te bespreken.

2. Leid het evenement in met een goede welkomstsessie

Alhoewel de teamleiders misschien de details kennen van de sterke hackathon, is het belangrijk om een diepgaande welkomstsessie te houden, waarin je het programma, de regels en de logistiek uiteenzet. Volgens Tauberer: “tijdens een kleine bijeenkomst (tot ongeveer 30 mensen), kun je alle deelnemers zichzelf laten introduceren.” Het doel van de welkomstsessie is om alle twijfels weg te nemen en een vriendelijke vibe voor de gehele dag (en nacht!) neer te zetten.

3. Voorzie in de behoeften van je deelnemers

Stel je eens voor: een grote (of kleine) groep mensen die tegen de klok werken om een project in 24 uur af te krijgen en de concurrentie te ‘verslaan’. Het laatste dat ze willen is dat iets ze afleidt van hun doel: om de problemen op te lossen een winnende oplossing te ontwerpen.

Als eventplanner is het jouw taak om te zorgen dat de deelnemers een comfortabele omgeving hebben, waar ze alles hebben wat ze nodig hebben. Zorg eerst dat de kamer gastvrij is. Is er genoeg licht? Is de werkruimte (tafel en stoelen) comfortabel genoeg om uren te zitten? Hebben de deelnemers alle materialen die ze nodig hebben?

Vergeet ten tweede niet om voor genoeg drankjes en voedsel te zorgen. De deelnemers aan de hackathon zullen waarschijnlijk geen tijd hebben om te lunchen, dus willen ze misschien eten tijdens het werk. Zorg ervoor dat ze genoeg eten hebben, inclusief vegetarische en zuivelvrije opties. En vergeet de drankjes niet. Zorg dat er naast water en frisdrank genoeg koffie is, zodat mensen ’s nachts gemakkelijker wakker kunnen blijven.

Tot slot is het belangrijk dat de Wi-Fi krachtig genoeg is (voor de hand liggend, maar essentieel).

4. Stel een verantwoordelijke aan voor de hackathon-ruimte

Jij bent misschien niet altijd beschikbaar, dus stel een contactpersoon aan om aan de behoeften van de deelnemers te voldoen. Deze persoon moet ieder aspect van de hackathon-logistiek kennen, met alternatieve oplossingen komen en volledige controle over de situatie hebben.

5. Ontwerp een krachtige wrap-up-sessie

Dit is het moment waarop de teams hun resultaten laten zien en hun oplossingen uitleggen. Volgens Joshua Tauberer is het in grote groepen goed als iedereen in het team het project laat zien, niet slechts één of twee mensen. “Laat ze, indien mogelijk, hun werk tonen op de projector. Maar hou het tempo erin. Tegen deze tijd zullen ze veel te vertellen hebben over hun projecten. Hou de uitleg over ieder project op 1 a 2 minuten, en zorg dat als ze iets willen laten zien op de projector, ze het klaar hebben staan voordat de wrap-up-sessie begint.”

Een krachtige afsluiting betekent een energieke dynamiek (waarbij je rekening houdt met het feit dat de deelnemers na de lange nacht behoorlijk moe zullen zijn) en een snelle presentatie van de vondsten en oplossingen. Vergeet ook niet een uitreiking, waarbij je het beste team aankondigt en beloont (dit is normaal gesproken de taak van een professionele jury, die de wrap-up-sessie bijwoont).

Conclusie

Het is misschien niet eenvoudig, maar het plannen en runnen van een sterke hackathon is ontzettend leuk. Het is allereerst een evenement met een doel; het eindigt met de presentatie van concrete vondsten of oplossingen voor een specifiek probleem. Het succes ervan hangt daarnaast af van strikte criteria, zoals het aanwijzen van de projectleiders, het bieden van een positieve werkomgeving voor de deelnemers, het runnen van een goed uitgelegde welkomstsessie, het aanwijzen van iemand die verantwoordelijk is voor de hackathon-ruimte en het ontwerpen van een krachtige afsluiting. Als je hieraan denkt, ben je klaar om een cool geeky T-shirt aan te trekken en je eerste sterke hackathon te plannen!

Bron: artikel van Eventplanner.nl
Learn more: artikel van DeFabrique