“Van live, hybride naar een volledig online event”

Het kan wél. DeFabrique en haar opdrachtgevers willen je inspireren. Want of het nou een live, hybride of online event is: nu is de tijd om te inspireren en verbinden. Dit keer vertelt Kiona Jansen (Afdelingsmanager Leden & Events bij de Duits-Nederlandse Handelskamer) over de aanloop naar hun volledig digitale evenement: Duitslanddag 2020.

GROEIENDE BEHOEFTE

“We hebben wel drie verschillende draaiboeken gehad”, lacht Kiona. “Eerst werd het evenement fysiek, toen hybride en uiteindelijk toch online.” Waarom de organisatie zo veel moeite deed om de Duitslanddag door te laten gaan? “We merken dat er bij onze leden nogsteeds behoefte is aan informatie over zakendoen in Duitsland. Ook in coronatijd blijven de ondernemers zaken doen en Duitsland is een grote markt waar veel kansen liggen. Voor zowel onze partners als leden is het interessant om kennis te delen. Plus we laten graag zien dat het ook anders kan.”

VEERKRACHT

‘Anders’ is misschien wel het meest gebruikte woord in de productieperiode van de Duitslanddag 2020. Kiona: “In de eerste instantie switchten we dus van live naar hybride. We verwachtten veel gasten vanuit Duitsland, maar door het coronavirus mochten zij om verschillende redenen veelal niet reizen. We besloten voor duidelijkheid te gaan. Eén platform waar alles plaatsvindt. We zijn heel blij met de manier waarop DeFabrique heeft meegedacht.” Eindstand: 1000 bezoekers. 3 livestreamstudio’s. 1 digitale beursvloer. Bekijk de onderstaande video maar eens voor een impressie.

https://www.youtube.com/watch?v=OoViQ818hVs

GEVOEL OVERBRENGEN

“Aan de bezoekersaantallen merken we: mensen zijn echt niet huiverig voor een online event.” Kiona vult aan: “De Duitslanddag biedt ook heel veel verschillende sessies: van mobiliteit naar best practises en van recyclen tot Ihealth. Om het evenementengevoel over te brengen kozen we heel duidelijk voor drie verschillende livestreamsettings. Elk met een eigen lichtplan, aankleding en achtergrond. Als online bezoeker krijg je zo het gevoel van de locatie mee en heb je toch het gevoel dat je van ruimte verplaatst.”

Of je nou gaat voor live, hybride of online: we denken graag met je mee! Zullen we snel een keer sparren?

Mail met ons

DIGITALE INTERACTIE

Alles sessies waren via een online portaal te volgen. Tijdens en na de livestream kon je chatten met de sprekers en ook was de beursvloer dit jaar gedigitaliseerd. De hele dag kon je als bezoeker door de beursvloer heen klikken en met de standhouders chatten. Eén van de sprekers en eigenaar van Oil&Vinegar Berend Jan Bleeker ziet het voordeel van een digitaal evenement wel in. “Normaal gesproken vindt een evenement plaats en is het weg. Nu zijn sessies en standhouders altijd nog vindbaar! Niet alleen prettig voor bezoekers, maar ook aantrekkelijk voor partners en sprekers. Het spontane netwerkkarakter is natuurlijk wel minder.” 

SAMENWERKEN

Tot slot vertelt Kiona: “We hebben vooraf ook getwijfeld. Je moet het originele plan echt durven loslaten en vooral partners om je heen verzamelen die dit vaker doen. Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden! Alleen soms de touwtjes wat meer laten vieren, hoe eng dat ook is.”