8 tips om een hybride evenement te organiseren

Hybride evenementen zijn de laatste maanden een hot topic. Terwijl de één het ziet als dé uitkomst in de 1,5-meter-samenleving is de ander absoluut geen fan van dit eventtype. Tja, wat doe je dan? Bij DeFabrique lieten we onze opdrachtgevers zelf een hybride evenement ervaren. Niet alleen leerzaam voor hen, maar zeker ook voor onszelf. Want geloof ons: het is echt anders dan ‘live live’. We hopen dat je evenementen organiseren snel weer aandurft, in welke vorm dan ook. Mocht je voor hybride gaan: hieronder onze 8 belangrijkste tips & tricks!

TIP 1 BEPAAL JE DOEL

We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: stap één is altijd het vaststellen van je doel. Wie zijn je stakeholders, waar hebben zij behoefte aan én wat wil je bij deze groep bereiken? Als het doel helder is, bepaal je of een evenement überhaupt het juiste middel is en wat dit voor je stakeholders oplevert. Zo ja, dan bepaalt het doel welke vorm (fysiek, online, hybride) en inhoud bij je evenement passen. Het organiseren van een hybride evenement is dus geen doel op zich. 

Design Thinking - Interne evenementen organiseren - 1,5-meter-evenement organiseren - hybride evenement organiseren

TIP 2 STEL BUDGET VAST

Je doel en budget zijn de basis, vervolgens kijk je naar vorm en inhoud. Hoeveel is het je waard om het eventdoel te behalen? Het is goed om te weten dat hybride evenementen altijd meer kosten met zich meebrengen, omdat je eigenlijk twee evenementen tegelijk organiseert: online en offline.

TIP 3 MAAK EEN PROGRAMMA VOOR OFF- EN ONLINE

Tijdens een hybride evenement combineer je dus een off- en online evenement. De programma’s lopen lineair aan elkaar, maar kunnen nooit de hele tijd gelijk zijn. Maak daarom altijd twee programma’s die in een draaiboek samenkomen. De spanningsboog van een online kijker is bijvoorbeeld veel korter dan die van een fysiek aanwezige bezoeker. Online zul je dus meerdere korte sessies (max. 30 minuten) moeten aanbieden. Ook hebben fysiek aanwezige gasten cateringmomenten en wisselen ze van ruimte. Wat doe je dan met de online gasten? Die gaan echt niet tien minuten naar een zwart scherm zitten kijken. Hier moet van tevoren allemaal over worden nagedacht, zodat beide groepen een passend programma hebben met interactie en het evenement als waardevol beschouwen. 

hybride evenement organiseren

TIP 4   EEN HOST EN MODERATOR MOETEN VERBINDEN

Een host verwelkomt de online en fysiek aanwezige gasten en zorgt voor interactie. Een moderator beheert de vragen die online binnenkomen. Gaat een sessie over een inhoudelijk onderwerp? Dan is het handig als de moderator zelf ook kennis heeft van het onderwerp, zodat gestelde vragen naar waarde worden ingeschat. Tijdens een hybride evenement is het waardevol om zowel een online als fysieke host te hebben. Zij zorgen voor interactie en het bespreken van vragen. Zij zijn een verbindende factor en moeten vooraf goed geïnstrueerd worden over hun rol binnen het evenement.

TIP 5 EEN REGISSEUR IS EEN MUST

Van techniek naar strakke tijdslots en van sprekers tot on- en offline interactie: tijdens een hybride evenement komt er heel veel tegelijk samen. En dan heb je ook nog eens te maken met twee programma’s. Om dit alles in goede banen te leiden en te zorgen dat alles vlekkeloos verloopt is een regisseur essentieel. Hij is het aanspreekpunt voor alle partijen, verbindt off- en online en zorgt dat de juiste informatie, op het juiste moment bij de juiste persoon terecht komt. Must: betrek een regisseur al in een vroeg stadium bij je plannen, zodat alles direct goed is afgestemd.

hybride evenement organiseren

TIP 6 BEZORG GASTEN EEN PRETTIG GEVOEL 

Gasten onthouden nog lang hoe ze zich voelden op een (online) evenement en koppelen dit aan je bedrijf of merk. Zorg daarom dat de fysiek aanwezige en online bezoekers zich helemaal op hun gemak voelen, juist nu. Laten we eerlijk zijn: die 1,5-meter-afstand is voor de mensen in de zaal soms gewoon best ongemakkelijk en met dat gevoel wil je je gasten dus niet naar huis laten gaan. Kleed de ruimte sfeervol aan en zorg voor voldoende interactie. Gasten zitten niet in de zaal bij een tv-programma. Een gevoel overbrengen op de online gasten is misschien nog wel uitdagender. Zij zitten op hun eigen werkplek met alleen een schermpje voor zich. Laat daarom beelden uit de zaal zien, geef een virtuele rondleiding, organiseer een chat carousel of laat een online gast inbellen. Maak het programma interactief, zodat zij niet alleen achter een scherm zitten te kijken maar echt verbinding maken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan catering die vooraf wordt thuisbezorgd of entertainment in een online lobby. 

TIP 7 EVALUEER

Evalueer zowel met de fysiek aanwezige als online gasten om te kijken of vooraf opgestelde doelen bereikt zijn. Om meer inzicht te krijgen in het gedrag van de online gasten kun je de statistieken gebruiken van het platform waarmee is gestreamd. Zelf werkten wij met EventMobi, die beschikt over een standaard statistiektool. In een druk op de knop heb je inzicht in het kijkgedrag van bezoekers. Kun je ook mooi kijken of dit overeenkomt met de ingevulde antwoorden. 

hybride evenement organiseren

TIP 8 STEL CONTENT ACHTERAF BESCHIKBAAR

Ook na het evenement wil je zo lang mogelijk toegevoegde waarde bieden aan bezoekers. Zorg daarom voor verschillende contactmomenten waarop je nog iets deelt over het evenement. Denk aan: highlights, foto’s en het delen van de sessies. Zo blijf jij langer in hun herinnering en verleng je het positieve gevoel bij je merk of bedrijf.

Delen: