In 9 stappen een kick-off organiseren

Kick-offs zijn het perfecte moment om teams een boost te geven en alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Marijke van der Hulst – van Beek is Salescoördinator bij Jeans Centre. Samen met een team organiseert zij al ruim tien jaar kick-offs voor Storemanagers. Maar welke stappen doorloop je nou precies om een waardevolle kick-off te organiseren? We stelden samen een stappenplan op.

1. BRENG HET PROJECTTEAM RUIM VAN TEVOREN SAMEN

Marijke: “Iets écht goed doen kost tijd. Begin daarom maanden van tevoren al met het organiseren van de kick-off. Doe dit met een select groepje waarbij iedereen een eigen taak heeft. Vermijd een te grote groep, dit zorgt vaak voor veel verschillende meningen en daardoor weinig vooruitgang. Tijdens het evenement is het wel handig om veel mensen te hebben die meewerken. Door het verspreiden van taken wordt de werkdruk voor het projectteam op de dag zelf lager, waardoor je zelf ook kan genieten.”

2. DOELGROEP VASTSTELLEN

Bij het organiseren van de kick-off – en ook bij elk ander evenement – begin je met de vraag: wie is mijn doelgroep? Voor wie organiseer ik dit? Wat kenmerkt de doelgroep? Wat willen ze? Een methode als Design Thinking helpt je dit inzichtelijk te maken.

3. DOEL VASTSTELLEN

Wat wil je met de kick-off bereiken? Hoe wil je dat de doelgroep het evenement verlaat? “In ons geval wilden we dat de Storemanagers – onze doelgroep –  vol inspiratie, fun en betrokkenheid het evenement verlieten. Tijdens de editie in DeFabrique lag de focus op inspiratie. Waarom? Storemanagers moesten een boost krijgen voor het komende seizoen en dit overbrengen op hun eigen winkelteam”, vertelt Marijke. 

4. BUDGET

Voordat je verder gaat met het organiseren van de kick-off check je het budget. Hoeveel is er vrijgemaakt? Begroot vervolgens hoeveel budget je aan elk programma-onderdeel denkt uit te geven.

Jouw team een boost geven?

---

Organiseer een congrestival 
Organiseer een origineel diner
Organiseer een themafeest
 

5. LOCATIE

Organiseer je het evenement op eigen locatie of kies je toch liever voor extern? “Wij organiseerden vaak kick-offs op ons hoofdkantoor, maar omdat deze editie de focus lag op inspiratie en het budget het toeliet kozen we voor een evenementenlocatie. Het is soms goed om even weg te zijn uit je eigen omgeving.’’

6. COMMUNICATIEPLAN

Stuur op tijd een Save The Date, in dit geval was het twee maanden van tevoren. Stuur ook een inschrijfformulier mee, zo weet je hoeveel gasten je kan verwachten en wat de dieetwensen zijn. Heeft de kick-off een thema? Vergeet deze dan ook niet vast bekend te maken in het uitnodigingstraject. In dit stadium bouw je al aan beleving.

7. PROGRAMMA SAMENSTELLEN

Neem de doelgroep in gedachte en stel jezelf de vraag: wat willen ze leren? Bedenk ook wat jij ze wilt vertellen. Marijke: “We weten dat onze Storemanagers het meest behoefte hebben aan de collectiepresentatie. Ze willen weten wat er gaat komen en welke acties daaromheen hangen. Dit jaar lanceerden wij ons eigen opleidingsinstituut, dat namen we ook mee in het programma. Uiteindelijk hadden we vier workshops. In voorgaande jaren waren dit er meer, maar we wilden dit jaar meer focus in het programma.” Kies ook je sprekers en voer het thema door in het programma. Jeans Centre koos voor het thema Western&Jeans en voerde dit naast de aankleding en dresscode door in programmaonderdelen als een rodeostier-wedstrijd en linedanceworkshop. 

8. DRAAIBOEK MAKEN

Breng alle uitgewerkte ideeën en afspraken samen in een draaiboek. Wanneer je een kick-off organiseert bij een evenementenlocatie zal zij je hier ook in ondersteunen. Tip van Marijke: “Zorg dat je aan de voorkant alles helemaal organiseert, zodat je op de dag zelf ook kunt genieten.”

9. EVALUATIE

Vergeet je evenement niet te evalueren! Stuur een evaluatieformulier rond en deel foto’s, filmpjes en hand-outs van de presentaties. “Voor ons is het extra belangrijk dat Storemanagers de inhoud van de presentaties krijgen, zodat ze dit met hun winkelteams kunnen delen. De ingevulde evaluatieformulieren helpen ons om de volgende editie nog beter te maken.”