8 tips voor een compleet Congrestival

Congrestivals: een congres in een festivaljasje. Deze speelse congresvariant is niet nieuw, wel razend populair. Event producer Kim is inmiddels een ervaren Congrestival organisator: ‘’Je haalt hiermee het hele beeld van een standaard congres uit de hoofden van bezoekers en koppelt hier een nieuw beeld aan. Het is een inspirerende beleving, mits je alle facetten doorloopt. Alles moet gelinkt zijn aan het thema. Ik zie nog te vaak dat er onderdelen worden vergeten.’’ Met de onderstaande checklist organiseer je gemakkelijk een compleet Congrestival:

1. Neem de festivalsfeer mee in het uitnodigingstraject

Wil je een ultieme beleving creëren? Maak de sfeer van het Congrestival al vanaf de eerste uitnodiging voelbaar. Ontwerp bijvoorbeeld de uitnodiging in de vorm van een festivalticket. Deel het blokkenschema alvast op de website en kondig de sprekers en/of artiesten in de vorm van een line-up aan. Kim: ‘’Mensen linken het gevoel van de dag aan je bedrijf, dit begint al in het uitnodigingstraject. De details – hoe klein ook – zijn belangrijk. De kleurkeuze van je uitnodiging kan al verschil maken.’’

Copraloods - Inrichting - congrestival

2. Werk met een blokkenschema

Om als organisatie als een geoliede machine van start te gaan, moet de basis goed zijn. ‘’Begin met het programma, de aankleding volgt daarna. Net als bij een standaard Congres is de inhoud belangrijk, maar nu wordt het in een speelser jasje gestoken.’’ Het mag allemaal wat speelser, vrijer en kleurrijker. Ook inhoudelijk. ‘’Werk bij een Congrestival – net als op een festival – met een blokkenschema. Bezoekers kunnen hiermee zelf hun ideale programma samenstellen. Het evenement is op deze manier heel vrijblijvend voor bezoekers. Je hopt zo van de ene naar de andere sessie’’, vertelt Kim. Zorg hierbij wel dat alle ruimtes vindbaar zijn. ‘’Signing is altijd belangrijk! In dit geval passen houten wegwijzers en kleurrijke bordjes goed in het thema.’’

Congrestival

3. Voeg een out-of-the-box workshop toe

‘’Verras bezoekers ook op inhoudelijk niveau. Een Congrestival is de uitgelezen kans om naast de bekende presentaties een creatieve workshop aan te bieden. Zo hadden we onlangs nog een meespeeltheater. Op een interactieve, speelse manier konden gasten op elkaar reflecteren. Superleuk! Op welk congres zie je dat nou?’’ Ook voor gasten fijn: even je gedachten verzetten. ‘’Wil je nog meer actie? Voeg dan Lasergamen of Prison Island spelen aan het programma toe voor wat actieve afwisseling. ‘’

congrestival - workshop

4. Maak een netwerkplein

Een Congrestival draait niet alleen om informeren, ook netwerken is een belangrijk doel. Naast een flexibel programma is een netwerkplein daarom onmisbaar. Als bezoeker kun je hier op een informele manier samenkomen. ‘’Vaak zie je dat het netwerkplein ook tijdens sessies open is. Bezoekers kunnen in plaats van een sessie bijwonen er ook voor kiezen om te netwerken. Als gasten zo geïnspireerd raken, heb je als organisator ook al je doel bereikt. Soms worden er ook pop-up sessies gehouden op het cateringplein. Zo zie je maar: er is niet altijd een afgeschermde ruimte en een stoel nodig.’’

congrestival - netwerkplein

5. Vermijd ‘standaard’ stoelen

Kim: ‘’Ken je Festivalchairs al? De kartonnen krukjes die je in een mum van tijd in elkaar zet, zijn een echte toevoeging voor een Congrestival. Ze zijn niet alleen handig om op te zitten, want als bedrijf kun je ook het logo en/of de timetable op de kruk laten drukken.’’ Gasten nemen de Festivalchair zelf mee naar een sessie en kunnen aanschuiven zolang er nog plek is in de zaal. ‘’Dit zorgt voor een meer ongedwongen sfeer. Een meer informele sfeer bereik je bijvoorbeeld ook met ronddraaiende stoelen of picknickbanken.’’

Copraloods - Feest - Festivalchairs - zonder logo - congrestival

6. Tijd voor de aankleding!

Yes! Eindelijk tijd om los te gaan met aankleding. Als gasten komen aanrijden, moet je ze gelijk in de festivalsfeer meenemen. Kim tipt: ‘’De festivalstijl is lekker kleurrijk, dat mag terugkomen in de inrichting. Gasten associëren dit thema vaak met de zomer. Het is daarom erg leuk om een parkje na te bouwen. Met veel groen, picknickbanken, zitzakken, bistrosetjes en een toffe fontein in het midden heb je het ontspannen festivalgevoel zo te pakken. Zet verschillende mobiele huiskamers, chesterfield lounges en foodtrucks met zitjes neer om het netwerken te stimuleren. Lichtgevende letters en prikkabel met gekleurde lampjes zijn echt een must. Dit zet gelijk de toon van je event.’’

Congrestival - aankleding

7. Maak de dinerkeuze-reuze

Van al dat netwerken en informatie opzuigen krijg je honger. Tijd voor een hapje en een drankje! Barista’s serveren de mooiste koffies uit de Koffiekever. Ook de lunch kan geheel in festivalstijl bereid worden. Net als op festivals mogen de gasten langs verschillende kraampjes slenteren om hun eigen diner samen te stellen. ‘’Bij DeFabrique werken we met keukentjes en foodtrucks. Zo is er voor ieder zijn/haar smaak wat te vinden. Van pasteitjes, paella en pasta: het is er allemaal. Waar ga je voor? Dat is een lastige vraag wanneer alle heerlijke geuren in de loodsen hangen. Voor de gasten voelt het door passende catering echt als een mini-festival.’’

Congrestival_koffiekever

8. Kies entertainment om het af te maken

Er ontbreekt nog één ding op deze checklist: entertainment! Kies vertier wat aansluit bij het thema, zoals steltlopers, straattheateracts of mimespelers. ‘’Dit soort acts zijn meer dan puur vermaak. Ze kunnen bijvoorbeeld de gasten verwelkomen of bezoekers meenemen naar een andere ruimte. Zo wordt vertier echt onderdeel van het programma.’’ Tot slot zegt Kim: ‘’Een Congrestival bezorgt je gasten sowieso een lach op het gezicht. Dat is denk ik het grootste cadeau wat je als organisator kan krijgen.’’

Congrestival - welkom

Delen: