6 tips om jouw evenement intern te evalueren

Of je nou een congres organiseert voor 2000 gasten of een feest voor 80 man: evalueren is essentieel. Dat de gastenbeoordeling telt weet iedereen, maar de interne evaluatie van het evenement? Dat schiet er toch sneller bij in. Tijd voor verandering! Roep het productieteam maar vast bijeen, want we geven je 6 tips om deze waardevolle nabespreking zo makkelijk mogelijk te maken:

1. Plan de evaluatie zo snel mogelijk na het evenement

Wauw! Het evenement zit erop en de indrukken tollen door je hoofd. Het was een overweldigende dag. Maar wanneer je een week later met een kopje koffie achter je laptop kruipt zijn veel details alweer vervlogen. Zo werkt ons brein nou eenmaal. We filteren enkel de essentie. Evalueer daarom zo snel mogelijk na het evenement, dan zijn de indrukken nog het scherpst. Aangeraden wordt om binnen twee dagen de nabespreking te plannen.

2. Kies de juiste evaluatiemethode

We horen je denken: ‘Twee dagen?! Dat wordt krap!’ Bedenk daarom vooraf welke evaluatiemethode dit wél haalbaar maakt. Een face-to-face bespreking is geen must. Tips en tops uitwisselen kan ook via Skype of een evaluatieformulier. Kies de methode die past bij jouw team en hun agenda’s.

3. Stel elk teamlid op de hoogte van doelstellingen

De stip aan de horizon is het vooraf geformuleerde doel. Tips en tops van collega’s zijn belangrijk, maar zorg dat iedereen kan meepraten over het mikpunt. Vraag jezelf af: weet iedereen welke gedragsverandering ons bedrijf wilde realiseren? Zorg dat de doelen duidelijk op papier staan, zodat alle neuzen dezelfde kant op staan. Een makkelijke tool hiervoor is EventPitch. Dit model visualiseert op één A4 wat het doel van het evenement is.

Wil je meer praktische tips om je evenement vlekkeloos te laten verlopen?

Dat kan! Lees tips over:

---

Invulling en uitvoering
Locatiekeuze en tijdsplanning
Voorbereiding event

4. Evalueer ook tussendoor

Iedereen werkt vol gas aan een impactvol evenement. En waar een team werkt, daar ontstaan soms ook irritaties. Let op: laat deze niet groeien tot de eindevaluatie. Wees opgehoopte frustraties voor en plan een tussentijdse reflectie. Gaan er dingen niet lekker? Dan kun je de koers nu nog wijzigen. Deze tips geldt ook voor successen. Die moet je ook bespreken en vieren.

5. Heb de gastenevaluatie paraat

Je kunt er niet omheen tijdens de teambespreking: de beoordeling door gasten. Er zijn zoveel verschillende tools om data te verzamelen op je event. Zorg dat je de ‘big data’ voor de interne evaluatie geordend hebt. Het is fijn als je voor dit agendapunt aan de hand van cijfers en quotes met elkaar conclusies kan trekken.

6. Bespreek het vervolg

Wat wil je met de input doen? Maak een plan voor jezelf. Vertel tijdens de evaluatie ook wat collega’s nu kunnen verwachten. Stuur bijvoorbeeld een samenvatting rond of publiceer de input op een interne webpagina. Heb jij tijdens het volgende evenement feedback aangepakt? Laat het je team weten! Medewerkers vinden het altijd leuk om te horen als er iets met hun feedback wordt gedaan.