10 stappen voor een creatief evenement

Creativiteit is misschien wel het belangrijkste ingrediënt voor een impactvol en effectief evenement. Dus gaat u een zakelijk evenement organiseren, verzamel dan intern en/of extern creativiteit om u heen. Samen heeft u een mooie uitdaging: uw doelstelling vertalen naar een concept vol creativiteit waardoor het voor uw gast een onvergetelijke beleving.

EvenementOrganiseren.nl heeft voor iedere organisator van een evenement een 10 stappenplan om de basis te leggen voor een creatief evenement. Essentieel voor het stappenplan: zorg eerst dat uw doelstelling helder is, dat is namelijk de kapstok waar u alle creativiteit aan op moet hangen. De 10 stappen:

STAP 1: stel een denktank samen

• Verzamel capabele en enthousiaste mensen.
• Breng de doelstelling en doelgroep in kaart zodat er een gemeenschappelijk uitgangspunt tijdens de brainstorm is.
• Eventueel kun je doelstelling en doelgroep opschrijven en uitdelen.
• Zorg voor diverstiteit in de denktank, niet alleen qua functies, maar zeker ook qua leeftijd, sekse, etc

STAP 2: spreek af dat alles mag

• Voor je gaat brainstormen met elkaar, spreek je af dat er in het wilde weg ideeën op tafel mogen komen. Zonder schaamte, maar met veel enthousiasme.
• Zorg wel voor een helder beeld hoe u gaat brainstormen/associeren en van waaruit. Vrij associeren betekent niet om tafel gaan en verwachten dat er iets bruikbaars uitkomt. Ook al is het vrij, u moet er wel goed over nadenken hoe dit aan te vliegen.
• Leg vervolgens het principe van vrije associatie uit.
• Wijs een notulist aan, want vooral de uitkomsten van vrije associatie zijn vaak de basis voor uw creatieve concept.

STAP 3: brainstormen

• Door associatief na te denken, sta je zichzelf toe om ongebruikelijke gedachtesprongen te maken. Wie weet levert dat een verrassende visie of invalshoek op het onderwerp op.
• De haalbaarheid is in dit stadium niet relevant.
• Denk niet te veel aan geld. Een leuk idee kan vaak op een dure en goedkope manier worden uitgevoerd.

STAP 4: idee uitwerken

Werk de meest aantrekkelijke mogelijkheid (in termen van programma, geld en effect op doelgroep en doelstelling) uit en zet de rode draad uit (maar gooi de andere opties niet weg, misschien komen ze nog van pas).
Wil je toetsen of de plannen binnen de organisatie kans van slagen hebben, dan kun je een eerste opzet doorspreken met de uiteindelijke beslissers.

STAP 5: leveranciers zoeken en telefonisch polsen

De plannen in je hoofd moeten nu vorm krijgen en verder uitgewerkt worden. Als je niet precies weet waar je naar op zoek bent, laat je dan uitvoerig informeren in een belronde met verschillende bedrijven. Laat leveranciers voldoende aan het woord, brainstorm zo nodig met hen en probeer zoveel mogelijk ideeën te verzamelen.
Hebben de plannen al vorm gekregen, laat professionals dan feedback geven. Verwerp zo nodig je plannen en begin opnieuw. Merk je dat je bij een bepaalde leverancier niet aan het goede adres bent, probeer dan door te vragen en met nieuwe mensen in contact te komen.

Deze fase is de meest avontuurlijke. Soms kom je in werelden terecht waarover je weinig of niets wist. Dat geeft een kick om verder te gaan.

STAP 6: briefing maken en offertes aanvragen

Met de ingewonnen informatie kun je nu een briefing maken voor leveranciers en offertes aanvragen, schriftelijk of in een persoonlijk gesprek.
Laat budgetgegevens meespelen. Nogmaals: creativiteit hoeft niet per se geld te kosten. Smaakvol programmeren met originele onderdelen kan ook met een klein budget.

Er dient een goede begroting gemaakt te worden. Heb je wilde plannen en weet je niet op welke manier die te realiseren? Dan is het goed vooraf informatie te vragen over gangbare prijzen. Prijzen kunnen een uiteindelijke beslissing natuurlijk drastisch beïnvloeden.

STAP 7: offertes toetsen op creativiteit, haalbaarheid en financiën.

STAP 8: definitieve keuze maken uit toeleveranciers

Let er goed op dat bij nieuwe producties, waar stelposten genoemd staan, er een plafond wordt aangegeven tot waar de kosten mogen uitlopen. Anders word je ongewild misschien voor het blok gezet en kun je in het belang van de voortgang niet anders zeggen dan: vooruit dan maar. Zorg dat u effectief samenwerkt met de toeleveranciers. Presenteer je plannen op sprankelende wijze aan belanghebbenden. Zo laat je hen delen in je enthousiasme.

STAP 9: uitnodiging maken

Een uitnodiging moet de gasten een idee geven van het evenement waarvoor ze worden uitgenodigd. Je kunt nog zo’n creatief plan maken en uitvoeren, maar als de creativiteit niet doorschemert in de uitnodiging, streef je een deel van je doel voorbij: je prikkelt een aantal mensen niet extra om te komen.

STAP 10: evenement organiseren en uitvoeren

Wanneer het evenement in volle gang is, vergeet dan niet de reacties van de gasten te peilen. Na afloop evalueer je deze reacties met de brainstormgroep van het eerste uur. Zo krijgen alle inspanningen een waardeoordeel en kun je ervaringen (zowel negatieve als positieve) bewaard voor een volgende gelegenheid.

Bron: artikel van evenementorganiseren.nl

Gratis stappenplan: ‘Hoe organiseer ik een uniek evenement?’ 

Meer weten? Ontvang gratis een vijf-daags stappenplan van Event Specialist Esmee Veldman zodat jij er direct mee aan de slag kunt.

 Event Specialist Esmee Veldman: 

“Als Event Specialist bij DeFabrique is het al jarenlang mijn taak om opdrachtgevers te begeleiden naar hun evenement toe. Een expertise waar ik jou een stukje van wil meegeven. De afgelopen tijd heb ik daarom mijn kennis over het organiseren van evenementen verzameld om dit met jou te delen. Meld je daarom hieronder aan voor de vijf-daags stappenplan!”