5 effectieve follow-ups na een evenement

Of je nou een fysiek, hybride of online evenement organiseert: follow-ups na het evenement zijn altijd van groot belang. Waarom? Zo verleng je het aantal contactmomenten met je bezoekers, ben je langer van toegevoegde waarde en versterk je positieve associaties met je merk. De randvoorwaarde is wel dat je vooraf contactgegevens hebt verzameld. Hieronder vind je 5 follow-ups om in contact te blijven met eventbezoekers. 

1. BEDANKJE

Stuur maximaal twee dagen na het evenement een bedankje naar je stakeholders. Hier hebben we het uiteraard over de bezoekers, maar denk ook aan de sprekers, sponsoren, faciliterende bedrijven en medewerkers. Een blijk van waardering houdt banden warm voor volgende edities. De strekking van het bericht zal per doelgroep verschillen. Tot slot: voeg extra waarde toe aan je boodschap door gelijk wat weg te geven, zoals een save the date, wrap-up blog, inspiratiepagina of terugblik.

2. EVALUATIE

Het versturen van een evaluatieformulier naar gasten is niet alleen een contactmoment, maar levert jou als organiserende partij ook nuttige informatie op. Zo achterhaal je of het evenement aan de verwachtingen van bezoekers heeft voldaan of ze misschien zelfs wel overtroffen heeft. Aan de hand van deze informatie kun je ook kijken of vooraf opgestelde doelstellingen zijn behaald. Daarnaast laat je op deze manier weten dat de mening van bezoekers wordt gehoord, wat jouw bedrijf ook in een beter daglicht zet. 

3. TERUGBLIK: AFTERMOVIE EN FOTO’S

Verleng positieve associaties door foto’s en een aftermovie te delen. Doe dit via verschillende kanalen. Dus niet alleen via een mail, maar zeker ook via de eventwebsite en social media. Organiseer je een digitaal evenement? Ook dan kun je met de opgenomen sessiebeelden een toffe aftermovie in elkaar zetten. Bekijk het onderstaande voorbeeld van de Dutch E-commerce Week maar eens!

““

4. ON DEMAND CONTENT

Je hebt nog een inhoudelijke troef achter de hand: de opgenomen sessies! Tijdens hybride en digitale evenementen wordt alles automatisch opgenomen. Organiseer je een fysiek evenement en wil je dit ook? Stem dit vooraf af met de techniekpartij. Maar dat het kan is zeker! Na het evenement kun je nog lang gebruik maken van deze content. Je bezoekers kijken graag gemiste sessies terug of klikken op een bijgewoonde sessie om de informatie weer even op te frissen. Als event organisator moet je goed bedenken hoe je deze video’s wilt verspreiden. Je kan alles in een keer online zetten op bijvoorbeeld een afgeschermd platform, maar een openbaar medium als Youtube is ook een optie. Net wat bij jouw communicatietraject en bedrijf past! Een voordeel van ‘on demand’, dus gefaseerd, plaatsen van video’s is dat je eventbezoekers frequent relevante informatie van je ontvangen en weer positief herinnerd worden aan het evenement.

5. COMMUNITY

Faciliteer een plek – bijvoorbeeld een Slackkanaal, Linkedingroep of eigen app – waar je bezoekers met elkaar in contact kunnen komen en blijven. In deze community kun jij als organiserende partij steeds voor kleine contactmomenten met de doelgroep zorgen. Daarbij kun je ook het nieuws dat deze community er überhaupt is weer opnemen in bijvoorbeeld een bedankmail of losse follow-up. 

Meer tips nodig over het communicatietraject rondom je evenement? We helpen je graag verder!

Mail met Esmee