7 dingen die je vaak vergeet bij een offerteverzoek

Een toffe locatie met genoeg stoelen, werkende audio en goede catering; dan heb je de belangrijkste zaken van een evenement gecoverd. Maar een perfect evenement draait natuurlijk om de details. Dit zijn 7 dingen die je vaak vergeet bij een offerteverzoek en de moeite van het vragen waard zijn.

1. Kan de locatie helpen bij het verwezenlijken van mijn doel?

Als het goed is, heb je het doel van je evenement helder voor ogen. Of je nu ideeën wilt genereren, je gasten laat netwerken, hen informeert of beslissingen laat nemen; een locatie verdient pas echt een pluim als zij je kan helpen je doel te verwezenlijken. Kunnen de event producers meedenken over de invulling van je programma? Hebben ze best practices van soortgelijke evenementen?

2. Hoe voorziet de locatie in een optimale gastbeleving?

Wat wil je dat mensen onthouden van je evenement? Dat lukt alleen als de body language van jouw organisatie reflecteert in de locatie. Denk aan alle zintuigen!

• Kijken: de locatie moet er aantrekkelijk uitzien
• Horen: met de juiste audio-elementen weet de locatie jouw gasten gefocused en betrokken te houden
• Voelen: zijn er gadgets zoals touchscreens om je aan te melden, glazen
  ‘whiteboards’ en bijzondere loungestoelen?
• Ruiken: ruikt de locatie lekker fris? Zijn er verse bloemen? Of sterk ruikende koffie op verzoek?
• Proeven: Bereid de kok zijn gerechten ter plaatse? Kunnen er ochtend- en middagdip-snacks aangeboden worden? Of snoepjes van vroeger?

3. Is er genoeg ruimte om een optimale setting te bouwen?

De opstelling van de stoelen is van invloed op het succes van je meeting. Wellicht moet de setting zelfs wijzigen gedurende de dag voor een optimaal resultaat. Heeft de locatie voldoende ruimte en stoelen om dat te realiseren?

4. Zijn er genoeg serviceruimtes?

Je gasten moeten elkaar kunnen ontmoeten om te netwerken, voor borstvoedende moeders is het fijn als zij rustig kunnen kolven, gelovigen willen ongestoord kunnen bidden en uiteraard is het praktisch als de bewegwijzering in een locatie goed geregeld is. Je wil niet dat je bezoekers verdwalen!

5. Wat is Plan B als de techniek je in de steek laat?

De locatie heeft ervaring met uitval van stroom en een overbelast wifinetwerk. Is er tijdens de uitvoer van een evenement iemand van de locatie ter plaatse die je kan helpen? Zorg voorafgaand aan de uitvoer van je event dat er een Plan B klaar ligt!

6. Is de catering verleidelijk?

De liefde van de gast gaat door de maag, zorg daarom voor eten en drinken dat seizoensgebonden, smaakvol en toegankelijk is. Catering is de beste manier om je gasten te verrassen en blij te maken, dus extra focus op dit onderdeel van je evenement is aan te raden. Spreek ook met de locatie af dat er koks aanwezig zijn die aan eventuele last-minute dieetwensen tegemoet kunnen komen.

7. Staat de locatie open voor speciale verzoeken?

Wil je daglicht in je ruimte? Heb je extra beveiliging nodig voor beroemdheden of politici? Zijn je gasten minder mobiel en hebben ze aangepaste middelen nodig? Altijd goed om deze zaken op tijd te bespreken, zodat je er zeker van bent dat dit geregeld kan worden zonder dat er een hoop meerkosten bij komen kijken.

Gebaseerd op http://convene.com/7-questions-youre-forgetting-ask-event-venue-rfp/