7 tips voor een passend cateringaanbod op je evenement

Liefde gaat door de maag en om hangry gasten te voorkomen is een passend cateringaanbod op je evenement onmisbaar. Maar hoe zorg je ervoor dat je de juiste keuzes maakt? Foodmanager Kevin Groenveld kent de kneepjes van het vak en helpt je op weg. In zeven stappen stel jij het geschikte cateringaanbod samen:

1. Denk vanuit de doelgroep
   

“De eerste vraag die je jezelf moet stellen: wie is mijn doelgroep? Het is belangrijk om te weten waar jouw gasten gelukkig van worden. Maak je ze blij met gezonde snacks of is er behoefte aan een borrelhap? Bij sommige organisaties zullen de nieuwste trends erg in de smaak vallen, terwijl andere juist genieten van traditionele gerechten. Stel vast welk cateringaanbod aansluit bij de wensen van de doelgroep en speel hierop in.”

2. Bepaal vooraf het cateringbudget

“Stel al in een vroeg stadium het cateringbudget vast, zo voorkom je teleurstelling. Het zou zonde zijn als je alle wilde, smaakvolle ideeën die je écht wilt uitvoeren niet waar kunt maken vanwege het later ontvangen budget. Budget geeft je een kader waarbinnen je kunt sparren met de cateraar.”

3. Vertrouw op expertise

Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Maak gebruik van de kennis die in huis is, dat kan een foodmanager op locatie zijn, maar bijvoorbeeld ook een externe cateraar. “Bij DeFabrique organiseren we meer dan 500 unieke evenementen per jaar, daar halen we een berg aan informatie uit die we kunnen gebruiken om te adviseren op het gebied van catering. Het is zonde om deze informatie aan je voorbij te laten gaan.”

4. Catering begint al bij de uitnodiging

“Al vanaf het uitnodigingstraject kun je no-show minimaliseren. Laat gasten zich aan- of afmelden. Zo heb jij een duidelijk beeld van het aantal gasten en het cateringaanbod wat hier bij past. Ook kun je in de uitnodiging het belang hiervan benadrukken door de gevolgen van no-show te vertellen: het kost geld en eten weggooien is zonde. Vergeet ook vooral niet te vragen naar dieetwensen en allergieën.”

5. Voorkom keuzestress

“Meer is niet altijd beter. Natuurlijk moet je gasten een gevarieerd cateringaanbod bieden, maar hou het beperkt. Je hoeft niet twintig soorten broodjes te serveren, vijf is ook goed. Het gaat om de kwaliteit, niet om de kwantiteit. En daarbij: als organisator weet je hoe breed het assortiment is, maar een gast heeft hier geen benul van.”

6. Voeg beleving toe

“Als organisator wil je impact maken met je evenement. Om dat te doen moeten alle puzzelstukjes perfect in elkaar passen. Ook catering speelt hier een belangrijke rol in. Zorg voor een stukje beleving in je cateringaanbod, zodat het bijdraagt aan het grotere geheel. Live cooking sluit hier perfect op aan. Gasten kunnen het eten gemaakt zien worden, ruiken het van grote afstand en horen het sudderen. Een hotdog is simpel en lekker, maar diezelfde hotdog smaakt tien keer lekkerder wanneer het wordt geserveerd vanuit een hotdogkraam. Zo maak je het plaatje compleet.”

7. Plan een proefdiner

Is catering een groot onderdeel van je evenement, omdat je bijvoorbeeld een sitting dinner organiseert? Als je gasten echt wilt imponeren met het eten, kan een proefdiner een slimme zet zijn. Je kunt zo verwachtingen managen en alles goed afstemmen met de cateraar. Hetzelfde geldt voor een uitgebreide lunch. Let tijdens je bezoek niet alleen op het eten, maar let op de hele ambiance. De tafelsetting, het servies en het personeel zijn minstens even belangrijk voor de ervaring van de gasten. Neem daarnaast iemand mee die er blanco in staat en vanuit eigen ervaring feedback kan geven.”