7 tips voor een succesvolle Unconference

Je hebt alles uit de kast gehaald om eventdoelstellingen te behalen. Het resultaat? Een overvol programmaboekje. Leuk en leerzaam voor je bezoekers, maar sommige doelen vragen om een andere aanpak dan de uitgestippelde sessies. Tijdens een Unconference bepalen deelnemers de inhoud van het evenement aan de hand van een thema. Iedereen die denkt een bijdrage te kunnen leveren, mag dit aandragen en tijdens een sessie laten zien. Zo maak je gebruik van alle aanwezige kennis en kan je lastige vraagstukken oplossen. Dit eventtype maakt een enorme impact, omdat iedere deelnemer wordt betrokken en invloed heeft. Wij geven je 7 tips voor een succesvolle Unconference!

1. Kies een passend thema

Een Unconference draait om input van de bezoeker. Het is daarom belangrijk dat het thema dit toelaat. Een thema wat bij dit eventtype past is duidelijk, geeft focus, maar geeft tegelijkertijd ruimte voor verbeelding en creativiteit. Met een goede Unconference wek je twee gevoelens op bij de gasten: passie en verantwoordelijkheid. Het succes van een Unconference wordt bepaald door de passie van de deelnemers en gevoed door hun verantwoordelijkheidsgevoel. 

2. Ken de regels

Dit lijkt een open deur nietwaar? Tijdens een Unconference zijn de regels echter iets minder zwart-wit dan je zou denken. Deze regels zijn er om uit te leggen welke gedachtegang leidend moet zijn tijdens een Unconference. In tegenstelling tot andere evenementen ‘forceert’ een Unconference niets. Een vurige discussie kan na 45 minuten zijn uitgebrand terwijl er twee uur staat ingepland. Niemand heeft er in deze situatie iets aan om nog 75 minuten geforceerd te discussiëren. Het gaat niet om kwantiteit, maar om kwaliteit. De regels luiden als volgt:

1. De aanwezige gasten zijn de juiste personen
2. Wat er gebeurt, is het enige dat kan gebeuren
3. Het begint wanneer het begint
4. Het stopt wanneer het stopt

3. Ken de wet

Naast de vier regels is er één wet waar iedere deelnemer zich aan moet houden. Deze ‘wet van twee voeten’ houdt in dat je verplicht bent jezelf optimaal te benutten. Wanneer je deelneemt aan een sessie en je merkt dat je niks leert, niks toevoegt, niet geïnspireerd raakt of het gesprek geen andere richting kan geven ben je verplicht om je twee voeten te gebruiken en de sessie te verlaten. Dit zorgt ervoor dat minder productieve, eenzijdige en langdradige sessies sneller zijn afgelopen, zodat er meer aandacht wordt geschonken aan de productieve bijeenkomsten.

4. Kies voor de juiste locatie en tijd

Een geschikte Unconferencelocatie moet aan verschillende voorwaarden voldoen. Het is van belang dat er een grote ruimte beschikbaar is met een grote, lege muur. Daarnaast moet er genoeg ruimte zijn om te starten in een kring. Open Space Technology leert dat deze opstelling discussies stimuleert. Ook moet er genoeg ruimte zijn voor verschillende subsessies. Er is geen vaste structuur, maar de vuistregel is vijf subruimtes per 100 mensen. Om ervoor te zorgen dat alleen de mensen komen die echt willen komen, is het verstandig om het evenement op een vrije dag te laten plaatsvinden. Dit gaat hand in hand met de eerste regel van Unconferences. Houd er rekening mee dat het evenement de hele dag duurt.

5. Communiceer duidelijk en op tijd naar je bezoekers

Voor veel evenementen wordt het programma vooraf bekend gemaakt. Tijdens een Unconference is dit niet nodig. Omdat je wel genoeg – gemotiveerde – mensen wilt aantrekken, is het van belang dat je in de uitnodiging zo veel mogelijk aan de verbeelding overlaat. Geef een korte uitleg over het evenement en benoem het thema. Laat duidelijk weten dat een uurtje langskomen geen zin heeft. Je komt de hele dag of je komt niet.

6. Pas de catering aan op het concept

Door de regels en de wet van Unconferences is het verstandig om af te wijken van standaard cateringmomenten. Zorg ervoor dat de catering voelt als vrijetijdsbesteding en laat deelnemers zelf kiezen. Een open buffet waarbij bezoekers zelf bepalen wanneer ze eten is hier een goed voorbeeld van. Je wilt niet dat de discussie op een hoogtepunt wordt onderbroken door een lunchsignaal.

7. Oefenen, oefenen, oefenen

Het begin van een Unconference kan wat onwennig aanvoelen voor de gasten, daarom is het goed om het opstartproces een aantal keer te oefenen. Dit proces begint bij het noemen van het thema. Het is belangrijk dat je hierbij het doel benadrukt. Waarom zijn we hier? Daarna beschrijf je de stappen die de deelnemers gaan nemen. Leg hierbij de focus op de passie en het verantwoordelijkheidsgevoel van de deelnemers. Hoe gaat deze bijeenkomst eruit zien? De volgende stap is het programma. Iedereen mag een onderwerp – afgeleid van het hoofdonderwerp – aandragen. Zorg voor een gevoel van veiligheid, zodat de drempel voor input geven laag ligt. Bedenk tegelijkertijd wanneer het onderwerp besproken gaat worden. Wat gaan we doen? Wanneer alle onderwerpen zijn aangedragen, is het tijd voor de laatste stap: de marktplaats. Iedereen mag aangeven welke onderwerpen diegene wilt bijwonen. Het tijdslot is hierin geen beperking! Elke sessie wordt genotuleerd en achteraf wordt verslag gedaan. Overlappende sessies kunnen worden samengevoegd. Wie gaat wat doen?

Benieuwd of dit eventtype iets voor jou is? We zitten boordevol ideeën en denken graag met je mee!

Mail met Esmee