5 tips voor de voorbereiding van je evenement

Voor het organiseren van een evenement moet er veel voorbereid worden: de gastenlijst opstellen, de locatie regelen, de drank verzorgen en ga zo maar door. Wat vaak vergeten wordt, is dat de doelstelling van het evenement het allerbelangrijkste is. Onze eventmanagers geven graag tips uit de praktijk om de voorbereiding van jouw evenement en het stellen van doelen tot een succes te brengen.

1. Leer elkaar goed kennen

Wanneer de opdrachtgever en opdrachtnemer elkaar beter leren kennen, krijg je automatisch meer begrip voor elkaar en dat biedt kansen in de samenwerking. “Hoe beter je iemand leert kennen, hoe beter de samenwerking wordt. Als je als eventmanager al vaker met een klant hebt samengewerkt, gaat dit altijd beter omdat je elkaar al kent”, vertelt Laura.

2. Begin op tijd met de voorbereiding

Organiseer je een evenement? Dan is het verstandig om ruim van tevoren te starten, zodat je aan het einde geen tijd te kort komt voor onverwachte activiteiten of bijkomstigheden. “Blijf vanaf het begin met je evenement bezig, dit maakt het einde geruststellender”, tipt Melvin.

Daarnaast is het van belang om op tijd met de event producer om de tafel te zitten. “Er wordt altijd gezegd: ‘een goede voorbereiding is het halve werk’, maar wist je dat een goede voorbereiding zelfs al 80 tot 90 procent van het evenement is?”, zegt Sandra.

Een belangrijke factor bij de voorbereiding is het maken van een draaiboek. In aanloop naar het evenement gaan er vaak verschillende afdelingen aan de slag met het organiseren en voorbereiden hiervan. “Om toch overzicht te behouden, kan een draaiboek met daarin een heldere omschrijving van alle activiteiten die voorafgaand en tijdens het evenement plaats gaan vinden enorm helpen”, aldus Martin. Maak in het draaiboek inzichtelijk wanneer er wat plaats gaat vinden, waar dit moet gebeuren en door wie dit wordt uitgevoerd.

3. Maak en orden naambadges

Op veel evenementen zijn nog naambadges onmisbaar. “Het is een goed idee om op de naambadges voor gasten ook de desbetreffende sessies te vermelden” tipt Rik. Op deze manier weten de gasten snel waar zij naartoe moeten en kunnen zij gemakkelijk gesprekken aangaan met anderen. Wouter: “Het is verstandig om de naambadges van tevoren op alfabetische volgorde te leggen. Dit is een tijdrovende klus, maar je voorkomt hiermee stress op de dag zelf”.

4. Houd rekening met de gasten

Ook al ben jij degene die het evenement organiseert, het draait uiteindelijk om je bedrijf. Houd bij de organisatie niet alleen rekening met je eigen wensen en behoeften, maar ook met die van je gasten. Robin: “Pas wanneer je weet wie je gasten zijn en wat zij willen, kun je rekening houden met hun wensen.” Hierbij is het ook van belang om rekening te houden met de verwachtingen van de gasten. “Pas je muziek, licht, sfeer en thema aan aan je doelgroep, niet aan jezelf”, aldus Melvin.

5. Durf de organisatie uit handen te geven

Bij het organiseren van je evenement zijn er altijd bijkomstigheden waar je zelf minder ervaring mee hebt. Als je iets doet, doe je het goed! Laura: “Durf er een expert bij te halen die je kan vertellen en laten zien hoe hij of zij dit aan zou pakken. Daar leer je ontzettend veel van!”

Veel opdrachtgevers vinden het eng om de organisatie van een evenement gedeeltelijk uit handen te geven aan een externe partij. Robin vertelt: “Wanneer je een stukje regie uit handen durft te geven, kun je het evenement samen naar een hoger level brengen met een goed en meetbaar eindresultaat.”