6 tips om je eventfotograaf perfect te briefen

Locatie? Check! Programma? Check! Fotograaf? Check! Een duidelijke briefing voor de eventfotograaf? Uh… Eventfotografie is onmisbaar en om teleurstelling te voorkomen is een heldere briefing cruciaal. Eén van onze huisfotografen Kevin Verkruijssen heeft tips voor je! Met ruim 10 jaar ervaring als fulltime event- en foodfotograaf en wereldbekende evenementen als Tomorrowland op zijn CV is hij meester in briefings. Met deze 6 tips kom je als opdrachtgever gemakkelijk op één lijn met de fotograaf en behaal je beide het gewenste resultaat: goede foto’s.

1. Stel vast wat je met de foto’s wilt bereiken

Kevin: ‘’Alles valt of staat met hoe je de beelden na het evenement gaat inzetten. Daar probeer ik altijd eerst achter te komen. Ik merk vaak dat de organisator dit doel nog niet helder heeft.’’ Welke richtlijnen zijn er en wat moeten de foto’s overbrengen? Gebruik je het voor een stukje aftersales, een terugblik of is het voor de organisatie juist een mooi haakje om gasten warm te maken voor het volgende event? Die informatie is cruciaal.

2. Communiceer de kernpunten van het programma

Bedenk tijdens het schrijven van de briefing wat er écht op de foto moet staan. Welke programmapunten zijn belangrijk? Hierbij kun je denken aan: locatie, sprekers, speciale bezoekers, gasten of juist de catering. ‘’Maak het de fotograaf makkelijk en geef een draaiboek mee’’, tipt Kevin. “Ik fotografeer het evenement vanuit de ogen van de bezoeker. De foto’s laten zien hoe zij de dag hebben beleefd. Dat houdt voor mij als fotograaf in dat ik ook de lege locatie, de entree en de catering fotografeer. Als opdrachtgever moet je bedenken of je dit soort foto’s ook wil hebben.’’

3. Gooi geen geld weg

“Bedenk vooraf: hoeveel uur fotografie wil ik afnemen? Huur een fotograaf niet standaard de hele dag in, want dat is niet altijd nodig.” Als een DJ drie uur plaatjes draait, hoeft de fotograaf daar niet altijd de gehele set bij te zijn. Dat is afhankelijk van het soort evenement. ‘’Probeer in overleg met de fotograaf tot een zo efficiënt mogelijke ureninvulling te komen. Soms leveren de laatste twee uur geen nieuwe foto’s meer op.’’

4. Bespreek de technische specificaties

Geef aan hoe je de foto’s wilt ontvangen en of je een extra selectieronde verwacht. ‘’Ontvang je de foto’s graag bewerkt? Wil je en hoge resolutie voor print? En wil je kleur of zwart-wit? Overleg dit vooraf om latere verwarring te voorkomen.’’ Kevin bewerkt standaard zijn beelden op kleur en contrast. “Ik lever de beelden vaak via een downloadlink aan. Wil je het anders hebben? Dan kun je dat natuurlijk aangeven!’’

5. Wees duidelijk over de licentie, de rechten en het gebruik

“Elke fotograaf gaat anders om met de gebruikerslicentie. Het is goed om dit vooraf te bespreken om vervelende verrassingen achteraf te voorkomen’’, zegt Kevin.

6. Doorloop kort voor het evenement het programma

Tijdens een briefing stelt de fotograaf de wensen van de opdrachtgever vast en doet vervolgens een voorstel. ‘’Zo’n meeting vindt vaak al ver van tevoren plaats. Zorg dat je nog een keer contact hebt naarmate de grote dag vordert. Doorloop kort hoe het programma eruit ziet en wat echt belangrijk is.’’ Dit is ook een perfect moment om het draaiboek te overhandigen.

Hulp nodig bij de briefing of andere zaken rondom jouw evenement? We zitten boordevol ideeën en denken graag met je mee!

Mail met Esmee