7 tips voor de invulling en uitvoering van je evenement

Het bedenken van een invulling die boeit, prikkelt, raakt en leidt tot een succesvolle uitvoering van je evenement is niet altijd even makkelijk. Hoe kun je een evenement op verrassende wijze invullen en hoe kun je dit optimaliseren? Onze eventmanagers geven tips voor een succesvolle invulling en uitvoering van je evenement.

1. Zet beleving voorop

Het evenement moet inhoudelijk goed in elkaar steken. Met alleen een lekker hapje of een drankje red je het niet. Robin: “Een evenement moet van begin tot eind een verhaal vertellen en een beleving creëren. Gasten moeten na afloop van het evenement kunnen nagenieten van alle gebeurtenissen die kort daarvoor hebben plaatsgevonden.”

“Zorg voor je gasten in het kader van een warm ontvangst, een prettig verblijf en een vriendelijk afscheid. Op deze manier zorg je ervoor dat je gasten met een goed gevoel naar huis gaan en graag nog eens terugkomen”, aldus Melvin.

2. Steek tijd in de aankleding en muziekkeuze

Sandra: “Vergeet zeker niet te denken aan de inrichting van je evenement. Wanneer de aankleding van de ruimte aansluit bij het thema zorg je voor meer beleving bij je bezoekers. Oftewel: meer impact! Niet alleen leuk, maar ook effectief dus.”

De juiste muziek kan de beleving van je evenement upgraden, maar toch wordt dit vaak vergeten. “Houd bij de muziekkeuze niet alleen rekening met je eigen voorkeur, maar ook met die van je doelgroep”, tipt Martin.

3. Zorg voor een interactief programma

Je houdt je evenement boeiend voor gasten door middel van interactie, maar hier moet wel een balans in zitten. Rik: “Velen verstaan onder een interactief programma plenair een liedje zingen. Dit wordt tijdens een evenement nog weleens door een cabaretier aangemoedigd, maar meestal hebben de gasten hier geen behoefte aan.” Martin vult aan: “Verplaats je bij de keuze van alle activiteiten in je gasten: ‘Is dit gepast?’, ‘Zouden zij dit leuk vinden?’ of ‘Moet ik het toch anders doen?’.”

Een betere manier om je programma interactief te maken, is door middel van comedy. “Door comedy toe te voegen aan je evenementenprogramma worden gasten opgevrolijkt”, vertelt Rik. Vrolijke mensen lachen meer, zijn positiever ingesteld en hebben het gezelliger. Dit is uiteindelijk weer van invloed op het succes van je evenement.

4. Zet een goede spreker in

Een goede spreker tilt je evenement naar een hoger niveau. Zij kunnen meerwaarde leveren op het gebied van inspiratie en educatie, of juist animatie. Robin: “Het is van belang dat de spreker past bij de doelgroep en dat hij of zij de gasten blijft boeien. Daarnaast is het belangrijk dat de spreker iets nieuws vertelt waar zij iets aan hebben.”

Wanneer een spreker onverwachts afzegt, moet iemand anders dit kunnen overnemen. Het is niet alleen belangrijk dat diegene duidelijk kan articuleren, maar ook dat de spreker de boodschap op de juiste manier over kan brengen. “Door vooraf duidelijke instructies te geven aan de tweede spreker en de tekst met elkaar door te lopen, zit alles inhoudelijk goed in elkaar”, aldus Wouter.

5. Houd het evenement in beweging

Zorg voor een aantal handscanners bij binnenkomst om de doorloop aan de deur te versnellen. “Het duurt bij grootschalige evenementen vaak te lang om iedere naam op te zoeken op de gastenlijst”, vertelt Rik. Daarnaast kun je via een handscanner gemakkelijk zien hoeveel gasten er al binnen zijn en hoe veel er nog moeten komen.

Wouter: “Een evenement is vaak een lange dag en wat wij vaak zien is dat vrouwen op hakken behoorlijk vermoeid raken. Tip je vrouwelijke gasten dat zij een tweede paar schoenen (zonder hak!) meenemen indien er veel gestaan of gelopen wordt op het evenement.”

6. Baal niet als er iets mis gaat

Als het goed is, zijn alle mogelijke problemen van tevoren ‘getackeld’. Mocht er toch iets misgaan tijdens de opbouw of uitvoering van het evenement, sta hier dan niet te lang bij stil. Dit zijn vaak dingen waar je geen controle over uit kan oefenen, bijvoorbeeld wanneer een spreker ziek is of bepaalde techniek niet snel genoeg meewerkt. “Als bepaalde omstandigheden even niet mee zitten en iets op een andere manier verloopt, weet de gast hier meestal niks vanaf, sterker nog: de gast heeft niet eens door dat dingen anders verlopen dan vooraf gepland was. Alleen jij als opdrachtgever weet hier vanaf”, aldus Robin.

7. Geef niet te veel geld uit aan (nutteloze) giveaways

Een goed voorbeeld hiervan is een goodiebag. “Iedereen die met enige regelmaat een goodiebag ontvangt, kan bevestigen dat er vaak nutteloze dingen in zitten waar je helemaal niets mee kunt”, vertelt Wouter. Wil je toch goodiebags aan je gasten meegeven? Begin dan tijdig met kijken naar de juiste goodies die de doelgroep aanspreken.