5 tips voor het organiseren van een uniek evenement

Wil jij een uniek en bijzonder evenement organiseren, maar heb je geen idee waar je moet beginnen?

Wil je het beter doen dan vorig jaar, maar weet je niet hoe? Onze Event Specialist Esmee Veldman geeft jou vijf tips om te beginnen bij de basis!

1. Waarom? Bepaal de aanleiding en het doel

Ga een stap terug en bepaal de aanleiding van je evenement. Het vaststellen van de aanleiding is namelijk het eerste wat je doet. Ga na waarom dit evenement georganiseerd gaat worden. Dit kan een jubileum zijn, maar ook de lancering van een nieuw product. Als je dit vast hebt staan, ga je verder naar de doelstelling: wat wil je bereiken met het evenement? Wat moet het evenement opleveren?

Tip: overleg met collega’s. Het bepalen van de aanleiding en de doelstelling doe je niet alleen.

2. Wie? Ken je doelgroep

De tweede tip is het vaststellen van de doelgroep. Probeer jouw doelgroep te begrijpen en leer hun behoeften kennen. Stel jezelf de volgende vragen: wie komen er op jouw evenement? Waarom wil jouw doelgroep op jouw evenement komen? Waar bevinden zij zich? Jouw evenement-doelgroep bepaalt de sfeer en de uitstraling van jouw evenement.

3. Wanneer? Plan het perfecte moment

Denk goed na over de precieze datum wanneer jij jouw evenement wilt organiseren. Er bestaan verschillende onderdelen waar je rekening mee moet houden voordat je de exacte datum vaststelt. Heb je bijvoorbeeld aan de ongeschikte periodes rondom feestdagen gedacht? Hoewel dit als heel vanzelfsprekend klinkt, is dit toch een factor waar weinig evenementorganisatoren aan denken.

4. Welke learnings? Zorg voor verbetering

Ga terug naar het verleden: wat heb jij al eens eerder inhoudelijk aangeboden aan jouw doelgroep? Wat zijn de verbeterpunten van soortgelijke evenementen van jouw bedrijf? Praat met collega’s, jouw doelgroep en ontdek de learnings. Geen grote evenementen georganiseerd? Geen probleem: zelfs van de kleinste bijeenkomsten kun je leren.

5. Wat is het budget? Verdeel de uitgaven

Als je bovenstaande punten hebt doorlopen, is het tijd voor het verdelen van het budget. Bij het verdelen van het gekregen budget zijn er vaak punten die makkelijk vergeten kunnen worden. Het verdelen van het budget is een proces. Voordat je een offerte aanvraagt, begin je daarom met een schatting. Weet jij al hoeveel je ongeveer wilt uitgeven aan eten en drinken? Werk vanaf de schatting naar een definitieve verdeling van het budget toe. Zo kom je niet voor verrassingen te staan. 

Gratis stappenplan: ‘Hoe organiseer ik een uniek evenement?’ 

Meer weten? Ontvang gratis een vijf-daags stappenplan van Event Specialist Esmee Veldman zodat jij er direct mee aan de slag kunt.

 Event Specialist Esmee Veldman: 

“Als Event Specialist bij DeFabrique is het al jarenlang mijn taak om opdrachtgevers te begeleiden naar hun evenement toe. Een expertise waar ik jou een stukje van wil meegeven. De afgelopen tijd heb ik daarom mijn kennis over het organiseren van evenementen verzameld om dit met jou te delen. Meld je daarom hieronder aan voor de vijf-daags stappenplan!”