12 tips om ‘no show’ te minimaliseren

De aanmeldingen stroomden binnen en toch zie je lege stoelen in de zaal. No show is niet te voorkomen, maar wel te minimaliseren. Doen! Het scheelt niet alleen in kosten, maar ook in de verspilling van materialen, voedsel en potentieel bereik van sponsoren. Met deze 12 tips kun je de no show op je evenement reduceren. De doelgroep en het type evenement bepalen welke oplossing het beste werkt!

1. Wees persoonlijk

Hoe persoonlijker je bent in de communicatie, hoe meer genodigden hun best zullen doen om te komen of zich afmelden als ze toch niet kunnen. Een persoon teleurstellen is toch lastiger dan een onpersoonlijk bedrijf.

2. Stuur een reminder

Verstuur regelmatig een reminder over je evenement, zodat mensen het niet vergeten. Dit kan een simpele ‘save the date’ zijn, maar ook de bekendmaking van programma-onderdelen, de locatie of een kijkje achter de schermen.

3. Enthousiasmeer de doelgroep

Enthousiasmeer je doelgroep voor het evenement om het aantal deelnemers te vergroten, maar ook om ervoor te zorgen dat degenen die zich hebben aangemeld niks willen missen.

4. Zorg voor een cliffhanger

Kondig aan dat er iets onthuld wordt of dat er een (wereld)bekende spreker op je evenement aanwezig is. Daar wil iedereen natuurlijk bij zijn!

5. Vertel over effecten van ‘no show’

Wijs genodigden op de effecten van ‘no show’. Denk hierbij bijvoorbeeld aan voedselverspilling en overmatig gebruik van single-use plastics. Lees wat DeFabrique doet om te ondernemen voor volgende generaties >

6. Afmelden moet makkelijk zijn

Maak het gasten eenvoudig om af te melden. De kans is groot dat zij hun inschrijving niet annuleren als ze daar veel moeite voor moeten doen, dan krijg je dus no-show.

7. Werk met kaartverkoop

Vraag een (kleine) toegangsprijs. Bij gratis evenementen ligt het aantal gasten dat niet komt opdagen tussen de 10 en 30%, bij betaalde events tussen de 5 en 10%. Beduidend lager dus! Mensen denken enerzijds beter na of ze echt willen en kunnen komen, anderzijds doen ze dan meer moeite om zich (op tijd) af te melden. Je kunt gasten die niet komen opdagen een ‘boete’ laten betalen of de entreeprijs terugstorten bij daadwerkelijke deelname. Of je geeft bezoekers een cadeautje dat minstens evenveel waard is als de entreeprijs.

8. Zorg voor sociale verantwoordelijkheid

Het systeem Meetup.com werkt bijvoorbeeld met wachtlijsten; wanneer mensen zich afmelden, kunnen andere mensen in hun plaats gaan.

9. Stimuleer al vooraf netwerken

Door middel van Social Media kun je deelnemers met elkaar in contact brengen en stimuleren dat deze mensen elkaar live willen ontmoeten. Daarnaast creëer je zichtbaarheid van gasten waardoor deze minder snel niet op komen dagen.

10. Verstuur een sms

Verstuur een sms als bevestiging en reminder. Op deze manier krijg je meer aandacht dan met een e-mail.

11. Schakel hulp in

Vraag de locatie of ze met je mee willen denken over een Plan B. Bijvoorbeeld verplaatsen naar een kleinere ruimte of bij voorbaat al minder F&B inkopen. Opschalen kan last-minute vaak nog wel, afbestellen niet.

12. Noteer no show ratio

Houd goed bij wat de no show ratio is geweest en leer daarvan. Gaandeweg bouw je meer kennis op over wat de no show ratio is van de doelgroep waar je je op richt en welke manieren helpen om no show te minimaliseren.

Gratis stappenplan: ‘Hoe organiseer ik een uniek evenement?’ 

Meer weten? Ontvang gratis een vijf-daags stappenplan van Event Specialist Esmee Veldman zodat jij er direct mee aan de slag kunt.

 Event Specialist Esmee Veldman: 

“Als Event Specialist bij DeFabrique is het al jarenlang mijn taak om opdrachtgevers te begeleiden naar hun evenement toe. Een expertise waar ik jou een stukje van wil meegeven. De afgelopen tijd heb ik daarom mijn kennis over het organiseren van evenementen verzameld om dit met jou te delen. Meld je daarom hieronder aan voor de vijf-daags stappenplan!”