6 te vervullen rollen tijdens een hybride evenement

Organiseer je een hybride evenement? Een succesvol verloop begint bij een zorgvuldig samengesteld eventteam. Doordat je een on- en offline evenement combineert is het belangrijk om de juiste professionals in te zetten die hun rol kennen binnen het geheel. De onderstaande 6 rollen moeten tijdens een hybride evenement in elk geval worden vervuld.

1. TECHNICI

Tijdens een hybride evenement is techniek onmisbaar om zowel het off- als online programma goed te laten verlopen. Hierin hoef je het wiel gelukkig niet opnieuw uit te vinden. Evenementenlocaties en -bureaus weten welke AV-partners ze in de branche moeten aanspreken om jou te kunnen ontzorgen.

2. DAGVOORZITTER

Een dagvoorzitter wordt ook wel een host genoemd. Deze persoon heet vanaf het podium de gasten welkom, grijpt in wanneer sprekers uitlopen, houdt het gesprek gaande en zorgt dat vragen vanuit gasten worden beantwoord. De dagvoorzitter staat in verbinding met de regie en hoort bijvoorbeeld hoeveel tijd er nog is en of hij specifieke vragen in de groep moet gooien. Belangrijk om te weten: een dagvoorzitter mengt zich niet in het inhoudelijke gesprek.

3. ONLINE HOST

Zet naast de dagvoorzitter ook een host in die het online publiek welkom heet voordat het programma begint, met hen chat en binnengekomen vragen stelt aan de dagvoorzitter. Goed om te weten: deze host is ook fysiek aanwezig op het evenement. Een combinatie van een dagvoorzitter en online host zijn tijdens een hybride evenement enorm waardevol: zij zorgen voor interactie en bespreken vragen. Zij zijn een verbindende factor tussen off- en online en moeten vooraf goed geïnstrueerd worden over hun rol binnen het evenement.

4. MODERATOR

Een moderator zit achter de schermen – bij de regie – , behandelt binnenkomende vragen en zet deze door naar de online host of dagvoorzitter. Gaat een sessie over een inhoudelijk onderwerp? Dan is het handig als de moderator zelf ook kennis heeft van het onderwerp, zodat gestelde vragen naar waarde worden ingeschat.

5. REGISSEUR

Een must tijdens een hybride evenement! Van techniek naar strakke tijdsslots en van sprekers tot on- en offline interactie: er komt veel tegelijk samen. En dan heb je ook nog eens te maken met twee programma’s die linear aan elkaar lopen. Om dit vlekkeloos te laten verlopen is een regisseur essentieel. Hij is het aanspreekpunt voor alle partijen, verbindt off- en online en zorgt dat de juiste informatie, op het juiste moment bij de juiste persoon terecht komt. Hij is de enige die ‘calls’ mag maken tijdens het evenement en alle partijen informeert over gemaakte beslissingen. Tip: betrek een regisseur al in een vroeg stadium bij je plannen, zodat alles direct goed afgestemd kan worden.

6. EVENT MANAGER

Tijdens het evenement is er vanuit de evenementenlocatie altijd een event manager aanwezig. Hij of zij is bekend met het draaiboek en staat de hele dag paraat om te helpen met vragen over de locatie en andere spoedjes. Ook zorgen zij dat de locatie en catering op tijd klaar staan.

Meer weten over het organiseren van een hybride evenement? We helpen je graag verder! 

Mail met Esmee