8 veelgestelde vragen over Unconference

Unconference maakt haar opmars in de evenementenbranche. Toch kan het spannend zijn om nieuwe dingen te proberen als je een event organiseert, zeker als dit betekent dat je de agenda aan de bezoekers overlaat zoals bij een Unconference. Bij DeFabrique geloven we in de kracht van dit eventtype. Wij hebben 8 veelgestelde vragen over Unconference op een rijtje gezet!

1. WANNEER KIES IK VOOR EEN UNCONFERENCE?

Een Unconference is geschikt wanneer je een proactieve houding wenst van je bezoekers rondom een specifiek onderwerp of vraagstuk. Je kiest voor een Unconference wanneer je doelgroep bestaat uit leergierige, sociale mensen. Onderwerpen kunnen enorm uiteenlopen, maar zolang er verschillende invalshoeken, disciplines en discussies toepasbaar zijn, biedt dit eventtype een kans voor nieuwe inzichten.

2. WAAROM WERKT EEN UNCONFERENCE? 

Mensen met verschillende kennis, disciplines en kwaliteiten werken met elkaar samen waardoor nieuwe, creatieve ideeën en oplossingen ontstaan die normaal niet voor het oprapen liggen. Op het overkoepelende onderwerp of vraagstuk na ligt er niks vast. Aanwezigen zijn zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van het programma. Zij dragen zelf onderwerpen, vragen en sessies aan en delen hun eigen dag in. Intrinsieke motivatie bepaalt het verloop van ieders dag.

3. HOE BEREID JE EEN EVENEMENT ZONDER AGENDA VOOR? 

Verzamel in het aanmeldingstraject vast potentiële onderwerpen door deelnemers te vragen naar wat zij graag willen doen en leren tijdens de Unconference. Tip! Nodig vooraf vast een aantal experts uit op deze gebieden. Zo weet je zeker dat je tijdens het evenement input hebt. Meer tips vind je hier!

4. HOE ZORG JE DAT DE ‘JUISTE DEELNEMERS’ KOMEN ZONDER EEN AGENDA TE COMMUNICEREN? 

Het juiste uitnodigings- of aanmeldingstraject is voor ieder event belangrijk, zo ook voor een Unconference. De juiste deelnemers voor een Unconference zijn mensen die vrijwillig naar je event komen. Geen verplicht-op-een-werkdag-gepland-congres dus! Iedereen die komt is ‘de juiste deelnemer’. Zij nemen namelijk de moeite om een vrije dag te investeren in kennis opdoen. Benadruk dat deelnemers zelf invloed hebben op de uitkomst van het event!

5. HOE ZORG JE ERVOOR DAT IEDEREEN MEEDOET EN ELKE SESSIE RELEVANT IS? 

Allereerst is het belangrijk dat de Unconferencehost tijdens de opening de spelregels uitlegt. Hierin wordt voor jezelf, maar ook voor de andere deelnemers duidelijk dat er van hen een actieve houding verwacht wordt. Per sessie wordt een verantwoordelijke aangesteld die ervoor zorgt dat gasten actief deelnemen aan de sessie of anders weglopen. De regel is: wanneer deelnemers van een sessie het gevoel hebben dat ze te weinig opsteken of toevoegen: op eigen initiatief opstaan en een sessie opzoeken die nuttiger is. Soms kan een sessie per ongeluk op een zijspoor raken of stilvallen. Het is dan aan de verantwoordelijke om dit de juiste kant op te sturen of een nieuwe sessie voor te stellen over het nieuwe onderwerp.

6. WELKE VERSCHILLENDE SESSIES KUNNEN ONTSTAAN? 

Afhankelijk van het onderwerp van de sessie is vanalles mogelijk. Voorbeelden zijn: Fishbowl, Paneldiscussie, Demo showcases, Discussiegroep, Presentatie, Wereldcafé, Ask-an-expert. Iedere vorm heeft voor- en nadelen en afhankelijk van het onderwerp kunnen de deelnemers een passende werkvorm kiezen. Om deelnemers een beetje op weg te helpen, is het verstandig om in de introductie een aantal voorbeelden te noemen of een spreadsheet met de mogelijkheden en kenmerken uit te delen.

7. HOE ZORG JE DAT ALLES GEDOCUMENTEERD WORDT? 

Het documenteren van sessies kan op verschillende manieren. Ten eerste kan je ervoor kiezen om tijdens iedere sessie een notulist aan te wijzen. Deze notulist schrijft de belangrijkste punten en uitkomsten van de sessies op, waarna de organisatie achteraf – bijvoorbeeld via een nieuwsbrief of email – een uitgebreid verslag kan doen van de gehele dag. Daarnaast is het mogelijk om de Unconference af te sluiten met een ronde (korte) presentaties. Hier komen alle sessies is sneltreinvaart nogmaals voorbij. Het is aan te raden om deze presentaties op te nemen en de leerpunten hieruit achteraf mee te geven aan de deelnemers. Dit is – als je daar toestemming voor krijgt – gelijk te gebruiken als promotie voor een volgende editie!

8. WAT MOET JE DOEN OM EEN SUCCES TE GARANDEREN? 

Vooral iedereen zijn of haar gang laten gaan. Tijdens een Unconference is het belangrijk dat iedereen doet waar hij zich goed bij voelt en het meeste van leert. De Unconference is geslaagd op het moment dat de deelnemers aan het einde van de dag van elkaar geleerd hebben en nieuwe contacten hebben opgedaan. Door netwerkmogelijkheden aan te bieden tijdens de Unconference en mensen met verschillende disciplines bij elkaar te zetten creëer je kansen voor de deelnemers en garandeer je succes!

Meer weten over Unconference? We helpen je graag!

Mail met Esmee