9 stappen om een digitaal evenement te organiseren

Zoek je een manier om van je live evenement een digitale versie te maken? Livestream helpt je hierbij. Maar welke stappen moet je nou daadwerkelijk doorlopen om een digitaal evenement te organiseren? Samen met onze videograaf Bob Eijck stelden we een stappenplan op.

STAP 1: BOODSCHAP BEPALEN

Begin net als bij een live evenement altijd met het vaststellen van de boodschap. Wat wil je als bedrijf aan je gasten vertellen? Wat moet ze bijblijven? Hieruit blijkt vanzelf of livestream de geschikte methode is om jouw boodschap over te brengen. Of is het misschien toch beter om het evenement uit te stellen of te cancelen?

STAP 2: PROGRAMMA SAMENSTELLEN

Ondanks dat je gasten niet op locatie zijn, wil je ze vanaf moment één meenemen in het verhaal. Stippel vooraf uit: wie gaan ons verhaal vertellen en wat gaan ze vertellen? Je kiest voor één of meerdere sprekers. Omdat je online niet van ruimte wisselt is een host bij een digitaal evenement extra belangrijk. Hij praat het verhaal en elkaar en zoekt de interactie met kijkers op. “De content moet voor een livestreampartij vooraf bekend zijn. Op basis hiervan wordt het technische plan geschreven om je boodschap nog beter over te brengen’’, aldus Bob. 

STAP 3: KOSTENPLAATJE MAKEN

Elke digitaal evenement is uniek, omdat het voldoet aan de wensen en eisen van het bedrijf. Het kostenplaatje is aanpasbaar en kan enorm variëren. Denk hierbij aan prijzen tussen de 2.000 en 15.000 euro. Dit hangt voornamelijk samen met het soort evenement (bijvoorbeeld lezing, congres of festival), de benodigde techniek en de duur van het evenement. Goed om te weten is dat het aantal deelnemers van de livestream geen invloed heeft op de prijs.

STAP 4: LOCATIE KIEZEN

Inkoppertje: om te livestreamen heb je een locatie nodig. Bob: “Er moet voldoende ruimte zijn om de set op te bouwen. Daarnaast moet er zonder overlast gefilmd kunnen worden. In principe kan het opnemen van een livestream overal. Ik adviseer wel om een toffe locatie te kiezen, een inspirerende omgeving. Dit maakt het leuk om naar te kijken en het draagt bij aan de merkbeleving. Heb je al een locatie vastgelegd? Bespreek dan de mogelijkheden voor een virtueel evenement, zodat je het wiel niet zelf hoeft uit te vinden.”

Wil je graag een digitaal evenement organiseren? Een industriële locatie is het perfecte decor hiervoor! We helpen je graag verder.

Mail met Esmee

STAP 5: PLATFORM KIEZEN

Dit gaat over de vraag: waar zenden we de livestream uit? “Dit gaat in overleg, vaak heeft de opdrachtgever al een voorkeur. Zelf adviseer ik vaak Youtube om meerdere redenen: de livestream kan op privé gezet worden waardoor alleen mensen met een link het kunnen zien, als kijker kun je automatisch mee chatten en het is een wereldwijd platform. Dus iedereen over de hele wereld kan in een klik meekijken. Voor openbare livestreams is Facebook interessant, omdat iedereen die je pagina volgt een pushbericht krijgt wanneer je een livestream start.”

STAP 6: TECHNIEK

Op locatie moet een goede internetverbinding aanwezig zijn. Een vast lijn, geen wifi. Al organisator verzamel je vooraf alle content die uitgezonden moet worden. Daarnaast zorgt de livestreampartij voor:

• Een of meerdere camera’s;
• Een schakeltechnicus;
• Een regisseur;
• Microfoons voor de sprekers.

STAP 7: SETTING

Bob: “Voor het beste beeld kies je voor daglicht of natuurlijk uitziend licht. De grootte van de setting hangt af van het aantal camera’s dat wordt ingezet. We bouwen veelal een dag van tevoren op, zodat alles goed getest kan worden. De livestream zelf moet natuurlijk zo vlekkeloos mogelijk verlopen.”

STAP 8: ONLINE ENGAGEMENT

Maak van passieve kijkers, actieve deelnemers. Aan de host de taak om kijkers te vertellen wat het tijdsschema is, waar ze vragen kunnen stellen en wanneer deze beantwoord worden. “Er zijn genoeg mogelijkheden! Mensen kunnen inbellen om vragen te stellen, via een chat reageren, maar ook engagementplatformen als Buzzmasters zijn te koppelen aan een livestream.”

STAP 9: CONTENT HERGEBRUIKEN

Livestream is niet alleen een investering voor ‘nu’, maar juist ook voor later. “Voor een livestreampartij is het makkelijk om de content ook offline op te nemen en na afloop aan de organisatie mee te geven. Zo kun jij de content later nog op allerlei manieren inzetten, bijvoorbeeld door fragmenten te delen, een follow-up te mailen of om webinars te ontwikkelen.’’