Een impactvol evenement organiseren? Denk als een Experience Designer

Je organiseert een evenement en wil impact maken. Echt verrassen. Een onuitwisbare indruk achterlaten. Iets neerzetten waar gasten nog maanden over napraten. Hoe doe je dat? We vroegen Experience Experts Nils Roemen en Sven Boelhouwer om tips. Kruip in de huid van een Experience Designer en ontwerp onvergetelijke evenementen. 

RAAK EN GROOTS ZIJN NIET HETZELFDE 

Tijdens grote evenementen kan verbinding maken met elkaar een uitdaging zijn. Hoe zorg je dan toch voor een connectie? “Door niet voor groot te gaan, maar voor raak”, aldus Nils Roemen van Experience Experts. “In intieme setting een sterrenmaaltijd in het bos eten? Of iemand op een speurtocht sturen? Waarom niet? Een andere tijd vraagt om andere ideeën.”

TOVERZOUT

Je wilt dat mensen nog jaren over jouw evenement praten. Met een standaard plenaire sessies, powerpoint presentatie en als relatiegeschenk een drinkfles kom je daar helaas niet. Zo’n evenement kent je bezoeker hoogstwaarschijnlijk al en verrast hem niet meer.  Maar hoe laat je iemand dan wel geïnspireerd naar huis gaan? “Door er een beetje toverzout overheen te sprenkelen”, vertelt Nils. “Bedenk ten eerste wat je wil bereiken bij de bezoeker. Laat daarnaast je creativiteit helemaal de vrije loop en zoek naar verbinding en interactie. Zoals een speurtocht door verschillende ruimtes waarbij collega’s met elkaar in gesprek gaan of een gepersonaliseerde escape room.” Door het experience design model te gebruiken creëer je een onvergetelijke ervaring voor iemand. 

WAAROM DENKEN ALS EEN EXPERIENCE DESIGNER?

Aandacht is ons meest kostbare bezit. Dus wil je met iemands tijd iets bijzonders doen. Hoe persoonlijker je event en de ervaring is, hoe groter de raakkans. En hoe meer je je doel kan bereiken. Een confettikanon, vuurwerkshow en toffe dj’s zijn allemaal heel gaaf, maar het raakt je niet in het diepste van je zijn. Tenzij het Armin van Buuren is natuurlijk. “Bij het creëren van een rakend evenement gaat het om vertragen, in plaats van kwantiteit ga je voor kwaliteit. Je zoekt de ruimte tussen de adem in, een moment van verstillen. Hier vind je de magie”, aldus Nils. Hoe doe je dat? “Door het programma van je evenement niet helemaal vol te gooien met plenaire sessies en andere activiteiten. Geef je gasten meer pauze en plan je dag wat minder vol.”

VERTEL JE VERHAAL

Als je een evenement organiseert is het belangrijk dat je je doelstellingen behaalt. Hoe doe je dat? Tip 1. Zorg dat je evenement een betekenis en een verhaal heeft.  Zodat je mensen raakt en ze je nooit zullen vergeten. Tip 2. Voeg interactie toe aan je dag. Zorg voor leuke oefeningen of andere interactieve activiteiten. Heb je deze twee eenmaal in kaart dan werk je verder volgens het experience design model. 

Zet twee doelen op papier:

1. 1. Realiteitsdoel – Wat moet er in het echt lukken?
   2. Experience doel – Wat moet er in de experience lukken? Wat gun je de ander?

WERKEN  MET HET EXPERIENCE DESIGN MODEL

Als je hier een duidelijk antwoord op hebt, ga je verder met het ontwerp van je ervaring. Dit doe je aan de hand van de volgende stappen en vragen:

1. Hoe verleid je iemand?
2. Hoe roep je op tot avontuur?
3. Wat maakt je gast mee?
4. Hoe kom je uit de ervaring? Er moet een duidelijk einde aan de ervaring zitten. Niet ‘euh nou dat was het?’
5. Hoe houd je de herinnering levend? Hoe zorg je dat je een gevoel vasthoudt als het evenement klaar is. Stuur bijvoorbeeld ook na de experience nog iets na. Bijvoorbeeld een bedankje of een leuke follow up mail.

SLEUTEL TOT SUCCES

Belangrijk bij het creëren van een succesvolle ervaring is dat je focust op engagement. Je gast moet merken dat hij successen boekt in zijn ervaring. Als je bijvoorbeeld een speurtocht uitzet is het fijn als mensen iedere keer een nieuwe locatie of aanwijzing weten te vinden. Mensen moeten succeservaringen hebben, want anders haken ze af. Door interactiviteit toe te voegen aan je event blijft men gemotiveerd om door te gaan. Een makkelijk toepasbaar onderdeel van een experience ontwerp in een voorwerp.

Voorbeeld: Je hebt een 50 cent muntje, de achterkant is bewerkt. Mensen die hun jas bij de garderobe ophangen krijgen dat muntje. Het logo op achterkant van muntje laat je op verschillende locaties terugkomen op je evenement waar andere hints zijn verstopt of bijvoorbeeld een schatkaart vinden en verder op avontuur gaan. Daarnaast is het muntje ook een vorm van extension. Ze nemen dit muntje mee naar huis als blijvende herinneringen van jouw evenement.

Een laatste inzicht dat we je mee willen geven: je kan alles betoveren. Als mens kunnen wij namelijk niet anders dan betekenis geven aan dingen. Dus het enige wat jij hoeft te doen om een betekenisvol evenement te organiseren is ruimte en aandacht te creëren voor je verhaal.