Eventmanager Martin Bogaerds: “Elke dag is een nieuwe wedstrijd”

Evenementen organiseren is mensenwerk. We geven je graag een kijkje in de keuken van evenementenlocatie DeFabrique.

In de rubriek ‘Kijkje in de keuken’ vertellen medewerkers van DeFabrique vrijuit over hun ervaringen en visie op hun vakgebied. Deze maand maken we kennis met eventmanager Martin Bogaerds (37) die in de sfeervolle Garage van DeFabrique vertelt over het belang van hospitality, zijn winnaarsmentaliteit en beacons.

“Toen ik zes jaar geleden bij DeFabrique kwam werken, was het crisis. Opdrachtgevers moesten bezuinigen en alles ging terug naar de basis. Nu is er weer meer geld voor kwaliteit. Wijn kan weer een in een glas met een pootje!”

Eventmanager Bogaerds heeft een interessant carrièrepad gevolgd. “Ik ben begonnen met een opleiding Elektronica; daar komt mijn passie voor spanning vandaan,” grapt hij met een grote lach op zijn gezicht. “Daarna begon ik aan Technische Bedrijfskunde, maar dat verruilde ik al snel voor Leisure Management, waar ik echt leerde om in een team te werken.” Na zijn afstuderen organiseerde hij evenementen in het Spoorwegmuseum Utrecht en filmpremières bij Tuschinski.

“Van Wall-E tot de roze loper van Sex and the City ik heb daar heel wat bekende filmsterren in de watten mogen leggen.”

Achter de bar

Eind 2009 kwam Martin na negen maanden verblijf in Zuid-Amerika terug in Nederland. “Het was midden in de crisis. Ik solliciteerde bij DeFabrique op een salesfunctie en kon de volgende dag beginnen: achter de bar. Dat maakte me niet uit, voor mij is werk werk. En mijn motto is: als je werk ziet, zit je nooit zonder.” Daar kreeg hij gelijk in. Na zes maanden werd Martin als dutymanager eindverantwoordelijke van de horeca van de Kartfabrique en nu is hij alweer vijf-en-een-half jaar eventmanager.

Winnaarsmentaliteit

Collega’s zijn het eens: eventmanager Martin is goud. “Hij weet als geen ander opdrachtgevers te pleasen,” vertelt Projectmanager Marketing Nicolien Nusselder. Martin knikt. “Ik ga erin alsof het mijn evenement is en maak me hard voor dat stapje extra. Sommigen evenementen vergen maanden voorbereiding, dus ik weet hoeveel zo’n dag voor een opdrachtgever betekent. Ik pols wat hun verwachtingen zijn en zorg dat ik ze steeds een stapje voor ben.

“Ik ben hun PA, dat gevoel hebben opdrachtgevers ook.”

Dat is meteen ook het grootste verschil met andere collega’s binnen DeFabrique. “Zij moeten rekening houden met de kosten, ik moet ad hoc schakelen en voor een oplossing zorgen.” Al vrij snel kreeg Bogaerds de ruimte om daar naar eigen inzicht mee om te gaan.

“Mijn visie komt sterk overeen met die van het bedrijf: we willen de verwachtingen van klanten en gasten altijd overtreffen. Als er onverwachts veel meer gasten op een event verschijnen dan gecalculeerd, dan regel ik extra eten. Als er een djembéworkshop naast een yogasessie plaatsvindt, dan mag ik een andere ruimte aanbieden. En wanneer het ineens lekker weer wordt, adviseer ik een opdrachtgever om last-minute buiten te lunchen. Ik ga voor die 10. Soms ten koste van goodwill van mijn operationele collega’s,” beaamt hij. “Hebben ze net een locatie opgebouwd, moeten ze van mij alles naar buiten sjouwen.”

Hulplijnen: de kracht van DeFabrique

Hoewel hij tijdens uitvoer gefocust is op het event en de opdrachtgever, is eventmanager Martin zich sterk bewust van het belang van goede en gedreven medewerkers. “DeFabrique is erg goed in het plaatsen van de juiste mensen op de juiste plek. Er wordt veel geïnvesteerd in eigen werknemers. Niet alleen door middel van trainingen, maar ook door horeca-uitzendkrachten van een goede maaltijd te voorzien. Bij ons geen friet als je een hele avond door moet werken.”
En dat betaalt zich terug, ziet Martin. “Er gaan voldoende dingen anders dan gepland. Een presentatiescherm is te klein of er komen meer gasten dan was doorgegeven. Dan moet ik hulplijnen inschakelen.”

“Dat is echt de kracht van DeFabrique; je hoeft maar een belletje te doen en iedereen helpt. En gaat er toch iets mis, dan ben ik niet uit het veld geslagen. Elke dag is een nieuwe wedstrijd.”

Alles overzien met beacons

Bogaerds gebruikt geen app of computerprogramma om de wensen van opdrachtgevers op te slaan. “Onthouden is de kracht van het partymanagervak,” legt hij uit. “Ik zie mezelf ook niet met een iPad over een evenement lopen. Het hele draaiboek staat op maximaal 1 A4’tje in mijn binnenzak.”Wel kijkt hij uit naar de implementatie van Beacons; zendertjes die door middel van bluetoothsignalen opvangen waar gebruikers zich bevinden en hen van informatie kunnen voorzien. “DeFabrique kan voor nieuwe gasten nogal een doolhof zijn. Met beacons kunnen we, wanneer gasten zich daarvoor aanmelden, zien waar zij zich bevinden en voorzien van indoor navigatie.”

Hospitality hoog in het vaandel

Beacons zijn voor veel opdrachtgevers nog toekomstmuziek, maar eventmanager Bogaerds merkt dat opdrachtgevers en gasten van een steeds hogere basisvoorziening uitgaan. “Denk aan zaken als voldoende parkeergelegenheid, schone toiletten en gratis wifi. Dat moet er gewoon zijn. Je onderscheidt je als locatie door hospitality. Dat stapje extra. Als je plezier hebt met je gasten en medewerkers, dan straal je dat uit. Het is daarom mijn missie om medewerkers mede verantwoordelijk maken en hen te leren hoe ze gastvrij kunnen zijn. Mijn positieve karakter wordt versterkt door anderen en dat enthousiasme probeer ik zoveel mogelijk te delen. Ik wil iedereen meetrekken op de sneltrein en hen vooral meegeven dat ze moeten genieten. Mensen de dag van hun leven bezorgen is echt een voorrecht.”

Anderen over Martin:

“Als je een eventmanager zoekt die alles in het werk stelt om zijn opdrachtgever blij te maken, dan moet je Martin hebben. Ik ken niemand die zo toegewijd is.”
– Projectmanager IT en Innovatie Thijs Megens

“Martin is een verzoeknummertje. Als opdrachtgevers voor het jaar erop reserveren, willen ze Martin er weer bij hebben.”
– Accountmanager Carmen Meems

 Favoriete plek:

“De Copraloods, want die is multi-inzetbaar, net als ik. Ik heb daar grote feesten gezien, maar er hebben ook tenten in gestaan. Je hebt geen 1000 man nodig om het daar gezellig te maken.”