Wil je een evenement organiseren in onzekere tijden? Overweeg dan een hybride variant. Deze combinatie tussen een off- en online evenement is here to stay. Met deze 8 tips organiseer jij een hybride evenement met groter bereik, flexibele invulling en een berg aan evendata.
We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: stap één is altijd het vaststellen van je doel. Wie zijn je stakeholders, waar hebben zij behoefte aan én wat wil je bij deze groep bereiken? Als het doel helder is, bepaal je of een evenement überhaupt het juiste middel is en wat dit voor je stakeholders oplevert. Zo ja, dan bepaalt het doel welke vorm (fysiek, online, hybride) en inhoud bij je evenement passen. Het organiseren van een hybride evenement is dus geen doel op zich.
Je doel en budget zijn de basis, vervolgens kijk je naar vorm en inhoud. Hoeveel is het je waard om het eventdoel te behalen? Het is goed om te weten dat hybride evenementen altijd meer kosten met zich meebrengen, omdat je eigenlijk twee evenementen tegelijk organiseert: online en offline.
Tijdens een hybride evenement combineer je dus een off- en online evenement. De programma’s lopen lineair aan elkaar, maar kunnen nooit de hele tijd gelijk zijn. Maak daarom altijd twee programma’s die in een draaiboek samenkomen. De spanningsboog van een online kijker is bijvoorbeeld veel korter dan die van een fysiek aanwezige bezoeker. Online zul je dus meerdere korte sessies (max. 30 minuten) moeten aanbieden. Ook hebben fysiek aanwezige gasten cateringmomenten en wisselen ze van ruimte. Wat doe je dan met de online gasten? Die gaan echt niet tien minuten naar een zwart scherm zitten kijken. Denk hier vooraf over na, zodat beide groepen een passend programma hebben met interactie en het evenement als waardevol beschouwen.
Een host verwelkomt de online en fysiek aanwezige gasten en zorgt voor interactie. Een moderator beheert de vragen die online binnenkomen. Gaat een sessie over een inhoudelijk onderwerp? Dan is het handig als de moderator zelf ook kennis heeft van het onderwerp, zodat gestelde vragen naar waarde worden ingeschat. Tijdens een hybride evenement is het waardevol om zowel een online als fysieke host te hebben. Zij zorgen voor interactie en het bespreken van vragen. Zij zijn een verbindende factor en moeten vooraf goed geïnstrueerd worden over hun rol binnen het evenement.
Van techniek naar strakke tijdslots en van sprekers tot on- en offline interactie: tijdens een hybride evenement komt er heel veel tegelijk samen. En dan heb je ook nog eens te maken met twee programma’s. Om dit alles in goede banen te leiden en te zorgen dat alles vlekkeloos verloopt is een regisseur essentieel. Hij is het aanspreekpunt voor alle partijen, verbindt off- en online en zorgt dat de juiste informatie, op het juiste moment bij de juiste persoon terecht komt. Must: betrek een regisseur al in een vroeg stadium bij je plannen, zodat alles direct goed is afgestemd.
Gasten onthouden nog lang hoe ze zich voelden op een (online) evenement en koppelen dit aan je bedrijf of merk. Zorg daarom dat de fysiek aanwezige en online bezoekers zich helemaal op hun gemak voelen, juist nu. Kleed de ruimte sfeervol aan en zorg voor voldoende interactie. Gasten zitten niet in de zaal bij een tv-programma. Een gevoel overbrengen op de online gasten is misschien nog wel uitdagender. Zij zitten op hun eigen werkplek met alleen een schermpje voor zich. Laat daarom beelden uit de zaal zien, geef een virtuele rondleiding, organiseer een chat carousel of laat een online gast inbellen. Maak het programma interactief, zodat zij niet alleen achter een scherm zitten te kijken maar echt verbinding maken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan catering die vooraf wordt thuisbezorgd of entertainment in een online lobby.
Evalueer zowel met de fysiek aanwezige als online gasten om te kijken of vooraf opgestelde doelen bereikt zijn. Om meer inzicht te krijgen in het gedrag van de online gasten kun je de statistieken gebruiken van het platform waarmee is gestreamd. Vaak hebben deze een standaard statistiektool. In een druk op de knop heb je inzicht in het kijkgedrag van bezoekers. Kun je ook mooi kijken of dit overeenkomt met de ingevulde antwoorden.
Ook na het evenement wil je zo lang mogelijk toegevoegde waarde bieden aan bezoekers. Zorg daarom voor verschillende contactmomenten waarop je nog iets deelt over het evenement. Denk aan: highlights, foto’s en het delen van de sessies. Zo blijf jij langer in hun herinnering en verleng je het positieve gevoel bij je merk of bedrijf.
Meer weten over het organiseren van een hybride evenement? We helpen je graag verder.
Mail met Esmee
How to's
Kick-offs zijn het perfecte moment om teams een boost te geven en alle neuzen dezelfde…
How to's
Wat eten we vanavond? Die vraag horen we regelmatig. Maar: “Wat eten we volgend jaar?”,…
How to's
Een tweede leven. Of misschien wel een derde, vierde of vijfde. In DeFabrique vind je…
