10 tips voor een goed communicatietraject

Het communicatie- en registratietraject is van essentieel belang bij de realisatie van een succesvol evenement. Een goed uitnodigingstraject zorgt immers voor een hoge opkomst en een betrokken doelgroep. Benieuwd hoe je dit in goede banen leidt? Evenementenbureau Obsession Evenementen & Communicatie schreef er een artikel over.

Een geslaagd evenement valt of staat met het overbrengen van de juiste boodschap. Daarbij is het essentieel om te zorgen dat de juiste mensen aanwezig zijn om deze boodschap te ontvangen. Vaak zijn dit taken van een evenementenbureau. Uiteraard kun je ervoor kiezen om deze taken zelfstandig uit te voeren. Mocht je dit overwegen, verdiep je dan goed in de do’s and don’ts van het realiseren van een succesvol communicatietraject.

Bekijk onderstaand filmpje om je op weg te helpen en lees de 10 tips voor een succesvol communicatietraject.

““

10 tips voor een succesvol communicatietraject

1. Voorkom no-show: communiceer een duidelijke afmeld-mogelijkheid en benadruk dat no-show gevolgen heeft voor (de duurzaamheid van) het evenement.

2. Gebruik meerdere contactmomenten en vermeld bij elk contactmoment iets nieuws over het evenement. Hierdoor blijft het evenement top of mind en blijft je doelgroep betrokken.

3. Communiceer met de juiste doelgroep. Denk vooraf goed na over de genodigden, wie zijn er interessant om uit te nodigen en wie zijn geïnteresseerd in het evenement.

4. De database, van levensbelang! Zorg dat je over zoveel mogelijk persoonlijke up-to-date informatie beschikt. Accuraat en uitgesplitst. Denk aan; voor en achternaam, M/V, e-mailadres, (mobiel) telefoonnummer, social media adressen, postadres, functie en bedrijf

5. Val op: gebruik bij alle communicatie een krachtige tekst en (herkenbare) vormgeving.

6. Gebruik diverse kanalen naast digitale communicatie. Bijvoorbeeld persoonlijk (telefonisch) contact of een handgeschreven bericht. Een persoonlijke uitnodiging per post wordt als exclusiever ervaren dan een bericht per mail.

7. Mocht je kiezen voor digitale communicatie: testen, testen, testen. Als je mail in de spam-folder van de ontvanger terecht komt heeft het geen effect. Ook een verkeerde aanhef kan een averechts effect hebben.

8. Welke informatie is relevant voor de ontvanger en stem hier de communicatie op af. Denk aan een gepersonaliseerd programma. Maar ook een deelnemer die niet fysiek deelneemt aan het evenement wil weten hoe hij het evenement via live-stream kan volgen en waar hij zijn vragen kan stellen. Een deelnemer die naar het evenement komt heeft meer baat bij een routebeschrijving en plattegrond.

9. Eén centrale plek voor alle aan- en afmeldingen. Een back-office waar ingelogd kan worden en waar je realtime een up-to-date stand kan zien. Op deze wijze is er altijd overzicht en is iedereen van de organisatie op de hoogte.

10. Wees persoonlijk! Als genodigden hebben aangegeven dat ze aanwezig zijn kun je ze bijvoorbeeld een persoonlijk bericht van de gastheer sturen of in contact brengen met één van de andere gasten. Na dit persoonlijk contact is het haast niet mogelijk om op het laatste moment af te zeggen.

Bron: Obsession Evenementen & Communicatie

Gratis stappenplan: ‘Hoe organiseer ik een uniek evenement?’ 

Meer weten? Ontvang gratis een vijf-daags stappenplan van Event Specialist Esmee Veldman zodat jij er direct mee aan de slag kunt.

 Event Specialist Esmee Veldman: 

“Als Event Specialist bij DeFabrique is het al jarenlang mijn taak om opdrachtgevers te begeleiden naar hun evenement toe. Een expertise waar ik jou een stukje van wil meegeven. De afgelopen tijd heb ik daarom mijn kennis over het organiseren van evenementen verzameld om dit met jou te delen. Meld je daarom hieronder aan voor de vijf-daags stappenplan!”