4 pijlers voor succesvolle, hybride events

Door de komst van COVID-19 schieten hybride events als paddenstoelen uit de grond. Maar: dit eventtype is niet zomaar een ‘leuk extraatje’. Het vraagt evenveel aandacht als een offline event en misschien zelfs wel meer! Als event organisator moet jij zorgen dat zowel het off- als online programma waardevol zijn en elkaar versterken. Een succesvol, hybride evenement begint met de onderstaande 4 pijlers.

1. CONTENT

De vuistregel voor het organiseren van hybride events? Content is king, delivery is queen.  Breng zowel je off- als online doelgroep in kaart en bepaal waar zij behoefte aan hebben. Beide groepen hebben een passend programma met interactie nodig, zodat zij het evenement als waardevol beschouwen. Denk onder andere na over: welke sessies bied je welke groep aan? Waar zit de overlap en het verschil? Welke sprekers passen bij mijn eventdoelstelling? Hoe lang duren de sessies? Hoeveel sessies bied ik aan? Onthoud: fysiek aanwezige gasten sleep je al mee in de beleving door bijvoorbeeld de locatie, catering en het spontane netwerkkarakter. Bedenk hoe je deze beleving ook kan overbrengen op het online publiek. Dit heeft alles te maken met delivery is queen. 

2. COMMUNITY

Een van de belangrijkste redenen dat mensen online afhaken is, omdat ze zich vergeten voelen. Het is belangrijk dat sprekers de interactie met beide groepen op gang brengen. Ook een moderator en host kunnen hierbij helpen. Een host verwelkomt de online en fysiek aanwezige gasten en zorgt voor interactie. Een moderator beheert de vragen die online binnenkomen. Bedenk vooraf hoe je je community gaat samenbrengen. Dit kan bijvoorbeeld door: live polls, 1-op-1-chats, break-outsessies en online koffietafels. Vraag ook je sprekers interactieve momenten te verwerken in hun presentatie. Faciliteer tot slot een plek – bijvoorbeeld een LinkedIngroep of app – waar de off- en online deelnemers zowel voor als na het evenement met elkaar in contact kunnen komen en blijven. Zo ben je nog lang na je evenement van toegevoegde waarde! 

Kunnen we je helpen met het organiseren van hybride events? Neem vrijblijvend contact op!

Mail met Esmee

3. SPONSORING

Hybride evenementen vragen om een ander verdienmodel dan offline evenementen. Dit beïnvloedt ook sponsordeals. Als event organisator moet je hier aandacht aan besteden. Inkomsten komen niet alleen meer uit kaartverkoop, maar bijvoorbeeld ook uit advertenties. Hoe gaat je nieuwe verdienmodel eruit zien? Sponsoren zien niet altijd direct heil in investeren in een online event. Vertel waarom investeren in jouw hybride evenement een goed idee is. Spoiler alert: dat is het ook echt! Lees meer over deze verdienmodellen >

4. ANALYSEREN

Het analyseren van het gedrag van je off- en online bezoekers is bijna even belangrijk als het evenement zelf. Analyses bieden inzichten voor een volgend event. Verstuur daarom altijd een vragenlijst naar beide groepen om te kijken hoe het event wordt beoordeeld. Inzicht in het gedrag van je online kijkers krijg je ook via statistieken. Platforms als EventMobi beschikken over een standaard statistiektool. Met een druk op de knop heb je inzicht. Kun je ook gelijk kijken of dit overeenkomt met de ingevulde antwoorden.

Foto’s door: Tom Doms