7 do’s en dont’s voor het organiseren van een congres

Een congres organiseren kan een grote uitdaging zijn. Gelukkig hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden, er zijn namelijk heel wat ongeschreven regels die je hierbij kunnen helpen. Durf af te wijken van gebaande paden en val niet in de eeuwenoude valkuilen. We zetten 7 do’s en dont’s voor je op een rijtje:

Do’s

1. Als je een congres gaat organiseren kies je  één doelgroep waarop je de inhoud van het congres afstemt. Bepaal vervolgens het doel van je evenement. Wat wil je bereikt hebben na afloop? Stel daar de inhoud en vorm op af. Misschien komt je boodschap wel beter over in de vorm van een corporate festival?

2. Verstuur ruim op tijd een save the date, zo’n drie maanden van tevoren. Verstuur de uitnodiging zes weken voor het evenement. Vermeld hierin kort wat het congres inhoudt, wat je eraan hebt, waar het plaatsvindt en hoe je je inschrijft. Details volgen later.

3. Betrek je (potentiële) gasten bij de invulling van het programma. Daardoor is de inhoud niet alleen nuttiger voor hen, ze voelen zich ook nog eens meer betrokken. Zo zijn er nog andere trucs om no show te minimaliseren.

4. Communiceer op een persoonlijke manier. Nodig gasten bijvoorbeeld uit door middel van een video in plaats van een mail of brief. En zorg altijd voor een persoonlijke aanhef in je (digitale) post. Reageer snel op vragen en opmerkingen van (potentiële) gasten. Hoe beter de communicatie in het voortraject, hoe beter het gevoel over je evenement is.

5. Draai het evenement als een film af in je hoofd. Hoe kom je binnen, waar ga je dan naartoe, waar heb je als bezoeker behoefte aan? Op deze manier kun je de meeste gaten in het draaiboek van tevoren tackelen. Is de routing bijvoorbeeld duidelijk?

6. Leg het congres vast in de hoogst mogelijke kwaliteit, met film en fotografie. Dit doe je bijvoorbeeld door te livestreamen. Met deze beelden kun je de volgende editie veel makkelijker gasten enthousiasmeren om deel te nemen.

7. Laat ook na afloop van het congres nog wat van je horen. Met een korte enquête geef je aan te willen luisteren naar je bezoeker en met een aftermovie of fotogallerij laat je je gast de geslaagde dag nog even herbeleven.

Dont’s

1. Plan je congres niet van half 10 tot half 5, want dan staat menig bezoeker in de file. En voorkom een standaard programmering van ontvangst, sprekers, pauze, sprekers en borrel. Wetenschappelijk onderzoek toont aan dat je een dagprogramma beter kunt verdelen in drie of vier hoogtepunten met daartussen rustmomenten.

2. Overspoel je (potentiële) gasten niet met berichten over het evenement. Kies van tevoren je informatiemomenten zorgvuldig uit en zorg altijd voor een nieuwtje in je berichtgeving.

3. Laat gasten niet eerst hun jas ophangen en dan pas registreren. De meeste rijen bij de balie ontstaan namelijk doordat het geprinte (e)ticket nog in de jaszak zat.

4. Onleesbare badges zijn net zo nuttig als koffie zonder kopje. Zorg dus voor een grote badge met een leesbaar lettertype en/of geef gasten met hetzelfde interessegebied dezelfde kleur badge.

5. Je wilt geen lege eerste rijen, dus zorg voor een hostess (of nog beter: iemand van het management of de directie) die de gasten naar de voorste rijen begeleiden.

6. Wacht niet tot de dag van je evenement om de skills van je presentator te testen. Niks vervelender dan een schaduw van de beste man of vrouw op je projectiescherm, een haperende microfoon of een compleet uitgeschreven powerpoint in lettertype 12.

7. Laat een netwerkmoment niet uitmonden in een gezellige borrel, als je het belangrijk vindt dat er nieuwe contacten worden gelegd. Er zijn heel veel tools, apps en simpele concepten om het netwerken te begeleiden.

Zit je vol ideeën? We denken graag met je mee! Neem vrijblijvend contact op.

Mail met Esmee