5 tips voor de locatiekeuze en tijdsplanning van je evenement

Bij de organisatie van een evenement is de locatiekeuze zeer belangrijk. Ligging, beschikbare faciliteiten en bereikbaarheid zijn allemaal zaken die bepalend zijn voor het succes van het evenement. Daarnaast is een ruime tijdsplanning voor activiteiten op het evenement van cruciaal belang. Onze eventmanagers geven je graag tips voor een succesvolle locatiekeuze en tijdsplanning van je evenement.

1. Kies een passende en unieke locatie

Houd bij de locatiekeuze rekening met de vooraf opgestelde doelstellingen. Melvin: “De locatie moet het mogelijk maken om deze doelstellingen uiteindelijk te behalen. Het moet passen bij het soort evenement, het concept en het aantal bezoekers.”

Een unieke locatie biedt meerwaarde voor je evenement. Gasten willen op een locatie nieuwe dingen kunnen ontdekken. Een inspirerende ruimte zorgt onder gasten voor meer positiviteit tijdens en na het evenement. “Bij een locatiekeuze wil je niet beperkt worden in de mogelijkheden van de locatie, maar je wilt ook dat de locatie bijdraagt aan de sfeer van je evenement. Dit moet goed op elkaar afgestemd zijn”, vertelt Robin.

2. Geef gasten een duidelijke routebeschrijving

Maak een routebeschrijving wanneer gasten uit verschillende richtingen komen. Check van tevoren of de route naar de evenementenlocatie gevonden kan worden in Google Maps. Als je een grootschalig evenement organiseert, kan het ook handig zijn om de route van het ene gebouw naar het andere te tonen. Door duidelijk aan te geven waar alles is, weet iedereen waar hij of zij naartoe kan. “Niet iedereen kent de termen die de locatie of het bedrijf hanteert. Zorg voor de aanwezigheid van bewegwijzering en/of een overzichtelijke plattegrond”, tipt Wouter.

Daarnaast is het van belang dat de mensen op locatie en de mensen van de organisatie dezelfde routebegeleiding gebruiken. “Wanneer iedereen dezelfde routebegeleiding gebruikt, kunnen er geen onduidelijkheden ontstaan”, vertelt Rik.

3. Gebruik meerdere ruimtes

Houd snelheid in het evenement door gebruik te maken van ‘feestje-naar-feestje’. Gebruik meerdere ruimtes met verschillende groottes, opstellingen, thema’s of elementen en breng in iedere ruimte een andere sfeer aan. “Dit maakt je evenement energiek en houdt het levendig”, tipt Martin.

Het is belangrijk om de ruimte en inrichting goed op elkaar af te stemmen. “Bedenk creatieve manieren om je ruimtes optimaal te benutten”, vertelt Sandra. Te veel lege ruimte geeft een ongezellig gevoel en een te volle ruimte zorgt ervoor dat mensen zich benauwd voelen.

4. Maak een realistische tijdsplanning en voorkom vertraging

De tijdsplanning voor activiteiten op evenementen wordt vaak onderschat. “Start je evenement om 9 uur ‘s ochtends? Houd in de planning dan rekening met eventuele vertraagde gasten”, zegt Robin.

Daarnaast is voldoende tijd tussen de activiteiten door van belang. “Er moet genoeg ruimte voor ontspanning zijn”, aldus Laura. “De doelgroep is tussen alle activiteiten door graag in beweging en wil nog even rustig naar het toilet, een sigaretje roken of een kopje koffie halen”, zegt Robin. Voorkom gehaaste gevoelens door de tijdsplanning wat ruimer op te zetten.

5. Denk goed na over de invulling van plenaire sessies

Rik: “Er worden nog te vaak langdradige plenaire sessies georganiseerd met vijf verschillende sprekers waarbij gasten 2,5 uur lang stil moeten zitten. Je ziet dan dat hun concentratieboog afneemt en dat zij liever iets anders willen doen.” Het is van belang om energie toe te voegen aan het evenement en een balans te vinden tussen informeren en ontspanning.

Daarnaast is het niet aan te raden om voorafgaand aan je evenement vaste plekken voor je gasten te reserveren in een plenaire ruimte. “Je gasten voelen zich vaak niet op hun gemak wanneer zij helemaal vooraan zitten. Het is beter wanneer zij hun eigen plek kunnen uitzoeken”, tipt Wouter.