7 tools om data te verzamelen op je event

Bezoekers willen liken, swipen, horen, zien, ruiken en voelen. Kortom: beleven. Maar hoe speel jij als event organizer in op deze opkomende behoefte? Hoe kom jij erachter wat je gasten willen? Het antwoord luidt; data verzamelen. Yes, data verzamelen is leuk én belangrijk. Voor je begint moet je eerst vaststellen welke data je precies wilt verzamelen. Wat is relevant? En met de nieuwe AVG-wetgeving in gedachte; hoe verzamel je precies al die big data? We maken het wat makkelijker voor je: hier zijn 7 tools om gemakkelijk data te verzamelen voor, tijdens en na je event.

De pre-event fase

Het eerste contact met de bezoekers wordt steeds belangrijker. Een uur in de rij staan om je in te schrijven is niet meer van deze tijd en daarom wordt er steeds meer gebruik gemaakt van technologie om het bezoekers zo makkelijk mogelijk te maken. Potentiële bezoekers vinden jouw event online en melden zich vaak online aan. Hier liggen de eerste kansen voor jou om je broodnodige data te verzamelen:

1. Facebook Pixel

Wanneer je informatie, registratie of verkoop van je event via een website regelt kan Facebook Pixel een handige tool zijn om potentiële bezoekers naar je event te halen. Wanneer iemand de pagina bezoekt maar deze afsluit zonder actie te ondernemen ben je deze persoon normaal gesproken kwijt. Facebook Pixel geeft je de data om deze persoon via Facebook opnieuw aan je product voor te stellen. Zo wordt deze persoon wederom getriggerd. De ROI (Return on investment) is zodoende hoger dan bij andere vormen van adverteren, omdat je heel persoonsgericht kunt adverteren.

2. Een Event App

Een event app is een belangrijke tool om informatie te verzamelen over je bezoekers. Wanneer je de app goed inricht kan het zelfs voor, tijdens en na je evenement data opleveren. Allereerst versnelt een event app het check-in proces door bezoekers van tevoren informatie in te laten vullen. Hierdoor weet jij vooraf wie er allemaal komen zodat je hier op in kunt spelen. Daarnaast kan je deze tool gebruiken voor promotie, (live)polls en het aanbieden van netwerkmogelijkheden tijdens je evenement. Organiseer je een jaarlijks terugkerend evenement? Nog meer reden om de eerstvolgende editie te starten met een event app, zo kun je ieder jaar verbeteren en meer informatie vergaren!

De event fase

De grootste impact maak je vanzelfsprekend tijdens je evenement zelf. Maar midden in de hectiek ligt een ongelofelijk kans om waardevolle data te verzamelen en dat hoeft helemaal niet moeilijk te zijn!

3. Smart Badges

Om de gegevens en achtergrondinformatie van je bezoekers duidelijk en gemakkelijk weer te geven kun je al je bezoekers gebruik laten maken van de inmiddels vertrouwde badges die, vastgemaakt met keycord, informatie over de drager laten zien. Tegenwoordig is het met de toepassing van smart badges mogelijk veel meer data op te halen terwijl de vertrouwde badges blijven. Een goed voorbeeld van deze techniek is KLIK. Deze wearable uit Canada werd getest tijdens de Accenture Innovation Awards en toont hoe je data kunt verzamelen terwijl je mensen laat verbinden. Deze tool biedt oneindig veel mogelijkheden: van in- en uitchecken bij sessies of sprekers, het liken of disliken hiervan tot het uitwisselen van zakelijke gegevens of het integreren van gamification. Niets lijkt deze techniek in de weg staan om de event business over te nemen.

4. Beacon technologie

Tijdens je event zul je zien dat gasten graag rondlopen, waardoor het vaak moeilijk is ze op de voet te volgen. Toch wil je bezoekers graag persoonlijk kunnen bereiken. Beacon technologie maakt dit mogelijk. Beacons zijn kleine apparaatjes die een Bluetooth Low Energy-signaal uitzenden. Deze berichten ontvangen de bezoekers via de event app. Je kunt beacons overal plaatsen zodat je lokaal en persoonsgericht informatie kunt versturen. Het is wel belangrijk dat de bezoekers worden geïnformeerd over de aanwezigheid van beacons en dat hun toestemming wordt gevraagd. Meer weten over Beacons? Download hier gratis onze longread en verdiep je in de mogelijkheden.

5. Clever flooring

Het is natuurlijk makkelijk om te weten hoeveel mensen er op je evenement zijn geweest. Maar weten hoe deze mensen zich hebben voortbewogen op je evenement lijkt bijna een onmogelijke taak. Toch is dat sinds de komst van clever flooring niet zo lastig meer. Clever flooring, ook wel smart flooring genoemd, is een tool die bijhoudt waar mensen lopen, welke kant ze op gaan en hoe lang iemand op een plek blijft staan. Dit is handige informatie voor jou als organisator, maar dit kan ook interessant zijn voor adverteerders en derden.

De post-event fase

Wanneer de bezoekers je evenement hebben verlaten zitten ze vol met indrukken, opmerkingen of misschien wel klachten. Allemaal informatie die jij als organisator graag in handen hebt. Het is van belang dat je deze informatie snel en volledig ontvangt zodat je bij de voorbereiding van het volgende evenement niet in dezelfde valkuilen trapt en nieuwe ideeën gelijk kunt implementeren.

6. Videobooth

Een nieuwe en originele manier om deze informatie te verkrijgen is het gebruiken van een videobooth. Gebruik de videobooth om bezoekers hun ervaringen te laten delen. Negatieve reacties geven een eerlijk beeld van hoe de bezoeker het beleefd heeft en positieve content kan later nog gebruikt worden voor bijvoorbeeld marketingdoeleinden.

7. Smiley survey

Een snelle en makkelijke manier van data verzamelen aan het einde van een event is door gebruik te maken van Review Smileys. Het systeem meet tevredenheid van bezoekers door ze een keuze te laten maken tussen vier of vijf smileys. De keuzes variëren van heel negatief tot heel positief. Niemand heeft zin om aan het einde van een congres een complete vragenlijst in te vullen, maar een keer op een knop drukken kan er bij iedereen wel vanaf!

Hulp nodig bij data verzamelen of andere zaken rondom jouw evenement? We zitten boordevol ideeën en denken graag met je mee!

Mail met Esmee