Hoe organiseer je een onvergetelijk evenement? Chaos in de Orde vertelt.

Post-Corona twijfelt niemand meer aan de impact van persoonlijke ontmoetingen. Dat zien we onder andere aan de grote hoeveelheid zakelijke evenementen die op onze locatie plaatsvinden. Alles mag en kan weer! De agenda’s zijn gevuld. Voor event organisatoren betekent dit een extra uitdaging: hoe trek ik bezoekers naar mijn evenement? Hoe maak ik impact? Werkfestival Chaos in de Orde weet als geen ander hoe je een community bouwt en gasten over de streep trekt om te komen. Hoe je dat doet? Event Designer Agnes Verschuren vertelt.

Wat is Chaos in de Orde?

Vooruitkijken, prikkelen, binnenstebuiten en achterstevoren denken: daar draait het om tijdens Chaos in de Orde. Het werkfestival is een initiatief van Huis van Vernieuwing en biedt oneindig veel inspiratie voor organisatievernieuwers (in de dop) die willen veranderen, innoveren een positieve beweging op gang willen brengen binnen hun organisatie. Dit jaar was de dag ingericht rondom de vraag: hoe ziet het werken van de toekomst eruit? 

ANDERS DAN ANDERS

Agnes: “Chaos in de Orde staat voor creativiteit en innovatie. Als we een evenement organiseren, dan willen we deze kernwaarden natuurlijk ook laten zien.” Het team organiseert het werkfestival al meerdere jaren. Vanaf de start was het evenement anders dan anders: een creatief congrestival. Daarnaast bewees Chaos in de Orde flexibel te zijn. In coronatijd vormden zij hun programma om tot een online evenement. Kortom: verrassen doen ze altijd! “We dagen onszelf elk jaar uit om het weer nét even anders te doen, te blijven innoveren”, aldus Agnes.

Verrassende inspiratiebron

“Voor deze editie was onze inspiratiebron immersive theater, ook wel onderdompeltheater genoemd.” Hierbij wordt de scheiding tussen het publiek en het podium opgeheven en loop je op dezelfde vloer als de acteurs. Je kunt heel dichtbij komen en bent niet alleen meer een toeschouwer. Je wordt onderdeel van de ervaring.

ONTDEKKINGSTOCHT

Deze vorm had ook invloed op de structuur van het evenement. Zo vertelt Agnes: “Vooraf hadden we weinig bekendgemaakt, zodat het voor bezoekers echt een verrassing was. Gasten wisten het thema, maar kregen dit jaar niet al het gebruikelijke informatiepakketje met plattegrond en programma.” Bij binnenkomst kreeg iedereen een kleur bandje en een silent disco-koptelefoon. Pas na de opening werd de zaal opgedeeld in drie verschillende kleuren groepen. Deze waren bepaald op basis van een vooraf ingevulde quiz. Elke groep had een eigen reisleider – ja, inclusief paraplu – en ging op ontdekkingstocht door DeFabrique. Bekijk hieronder de aftermovie.

““

ALLES KOMT SAMEN

De drie groepen volgden gedurende de dag een eigen programma. In totaal waren er drie blokken. Elk blok begon met een stukje immersive experience: een mix van kunst, muziek en theater. Je zette de koptelefoon op, deze dompelde je direct onder in verhalen van kinderen. De ene keer gaven zij hun kijk op de tijd, maar ook op werkdruk en toekomstdromen. Grappig en soms ook confronterend. Want zo vertelde een jongetje: “je gaat alleen op kantoor werken als je echt niet weet wat je wil doen.” Terwijl je naar deze verhalen luisterde zag je ook acteurs. In de ene ruimte een gestreste werknemers, verwoed in de weer met stapels papierwerk achter zijn bureau. In een andere ruimte ging je helemaal mee in de fantasie van een jong meisje, die vervolgens een bal pakte en ging overgooien met het publiek. Na zo’n moment van reflectie en beleving was het tijd voor workshops en sprekers. Tijdens pauzes kon je netwerken, tekenen, het museum van Oudheden bekijken of gewoon even alles laten bezinken. Agnes zegt lachend: “Onze bezoekers gingen echt op avontuur door het gebouw, dat was voor ons een leuke, logistieke puzzel! Wil je meer lezen over de laatste editie? Lees dan hier het dagverslag en de case.

HET RESULTAAT

Wat levert deze aanpak nu voor resultaten op? Agnes: “Er zijn genoeg evenementen waar je iets kunt leren over nieuwe werkvormen. Wat onze aanpak bijzonder maakt, is dat we een ervaring toevoegen aan de inhoud. Elk onderdeel draagt bij aan het thema en de boodschap. Ook zien we een evenement als een reis: we hebben vooraf goed gekeken waar energieke- en rustmomenten zitten. Het immersive theater was een rustpunt en veel bezoekers gaven terug dit als positief te hebben ervaren. Het was een moment van bezinning. Tot slot zorgde het concept voor gespreksstof tussen bezoekers, wat uiteindelijk leidde tot verbinding. Dat is precies waar we als mensen zo’n behoefte aan hebben.”

HOE ORGANISEER JE EEN ONVERGETELIJK EVENEMENT?

Wat kun je van deze aanpak leren?
– Ga op zoek naar inspiratie, juist buiten je eigen kantoor;
– Een evenement is een reis: houd in je programma rekening met energieke en rustmomenten;
– Durf de structuur van je evenement om te gooien;
– Geef handvaten, zodat mensen met elkaar kunnen verbinden.

Wil je een onvergetelijk evenement organiseren? Laten we eens brainstormen!

Mail met Esmee

Foto’s door: Joni Israeli