6x Dit kan je als event organisator leren van de Formula 1 Dutch Grand Prix

Het zal je niet zijn ontgaan, zo wel: respect ;), dat Max Verstappen de Dutch Grand Prix heeft gewonnen. Begin september trok het racefestijn richting Zandvoort en kleurde alles oranje. Niet alleen een mooi moment voor de racefans, maar ook voor event organisatoren. Want, wow: wat een mega evenement en operationele uitdaging is dit! Het raceweekend trok per dag zo’n 105.000 bezoekers. Een aantal collega’s bezochten de Formula 1 Dutch Grand Prix en deden inspiratie op. Hieronder lees je tips & trics om toe te passen op jouw eigen evenement.

1. ALTERNATIEVE VERVOERSMIDDELEN

De Formula 1 Dutch Grand Prix heeft de ambitie om te zorgen dat iedereen gebruik maakt van de meest duurzame opties om naar het CM.COM Circuit Zandvoort te komen. Bezoekers wordt betere alternatieven geboden dan vervoer met de auto. Op de website staat vermeld dat dit jaar 47 procent van de bezoekers koos voor de trein of bus als vervoersmiddel en 37 procent op de fiets naar het raceweekend kwam. In dit geval koos de organisatie er zelfs voor om Zandvoort geheel af te sluiten voor auto’s. Kwam je toch met de auto? Dan parkeerde je deze ver buiten de kustplaats om vervolgens het openbaar vervoer of fiets te pakken. Hiervoor kon je als bezoeker een combinatieticket kopen. Een evenement van zo’n omvang organiseer jij waarschijnlijk niet, maar het is goed om te beseffen dat het vervoer van jouw gasten invloed heeft op de omgeving. Overweeg tijdens het organiseren van jouw evenement andere vormen van mobiliteit.

2. CROWD MANAGEMENT

Cliché maar waar: je hebt elkaar nodig. Dat is de enige manier om een evenement tot een succes te brengen. Zeker als het over crowd control gaat. Zoals we hierboven al vertelden, reisden veel bezoekers met de trein. Onze collega’s vonden dit goed geregeld. Je hoefde niet als een sardientje in de trein te staan, doordat er op verschillende plekken festival- of NS-poortjes waren geplaatst waar gasten gefaseerd doorheen werden geleid. Hierdoor voelde het nooit té druk in het openbaar vervoer. Dit gold ook voor andere plekken.

3. BELEVING VANAF DE AANKOMST

Een evenement start niet op het evenemententerrein, maar al ver daarvoor. Zodra je als bezoeker van de GP aankwam in Zandvoort werd je direct in de racebeleving gezogen. Overal vlaggetjes, muziek, snelle auto’s en ga zo maar door. Bezoekers werden direct in de feeststemming gebracht. En dan viel die twintig minuten lopen naar het circuit ineens ontzettend mee. Overal om je heen gebeurde wat, voor je het weet zat je langs de baan.

4. ENTERTAINMENT VOOR IEDEREEN

Natuurlijk is de race het hoogtepunt, maar dat is niet het enige waar je je tijdens een raceweekend in Zandvoort mee kan vermaken. Rondom het circuit stonden verschillende podia waar DJ’s en artiesten op verschillende tijden optraden. Niet alleen leuk, maar ook slim: de organisatie probeerde zo te zorgen dat na een race niet iedereen direct van de tribune af ging maar ook bleef zitten. Ook was er voor jong en oud vanalles te beleven in de fanzone. Hier kon je onder andere meedoen aan het bandenwisselspel, champagne poppen op het podium, een F1-auto bekijken en racen in de E-sport simulatoren. Ook na de race waren er nog allerlei side events te vinden. Houd als event organisator deze festivalsfeer in je achterhoofd. Zorg voor verschillende activiteiten en diverse beleving, zodat iedereen een onvergetelijke dag kan beleven. Ken je congrestivals al? Lees snel verder >

5. DUIDELIJKE EVENTWEBSITE

“Ik kan gewoon niet vinden wat ik zoek.” We durven te wedden dat jij dit zeker wel eens hebt geroepen tijdens het bezoeken van een eventwebsite. Het inrichten van een gebruiksvriendelijke website met de juiste informatie is helaas niet zo makkelijk als het lijkt. Wij ervaren de website van de Formula 1 Dutch Grand Prix als zeer gebruiksvriendelijk. Het is overzichtelijk en je vindt precies wat je zoekt. Een tip voor jou: bedenk heel goed wie jouw bezoeker is en wat zij willen weten. Focus je bij het inrichten van de eventwebsite puur op de wensen en eisen van de doelgroep. Kill your darlings en houd het simpel.

6. EVENTAPP

We zien vaker dat evenementen een app ontwikkelen voor hun grote dag, zo ook de Formula 1 Dutch Grand Prix. Wat wij een pluspunt vonden aan deze app, is dat alle nodige informatie hier in stond. Je bleef ten alle tijden in de app. Daarnaast kon je programma-onderdelen liken, waardoor je een gepersonaliseerde timetable kreeg. Ook werkte de app met pushberichten. Zo kreeg je een melding wanneer een volgende race begon, een programma-onderdeel uitliep of als er werd aangeraden om nog even te blijven zitten vanwege drukte op andere plekken. Ook handig voor crowd control dus!

Disclaimer: dit artikel is geschreven vanuit de ervaringen van het team van DeFabrique en is geen objectieve observatie.