7 stappen om een corporate festival te organiseren

Bedrijfsevenementen zijn enorm populair, maar missen hierdoor steeds vaker hun doel. De voorspelbare vorm neemt het wow-effect weg en juist dát wil je bereiken bij de gast. Lees hier alles over het organiseren van een corporate festival!

Mensen die blij zijn met hun werk, zijn 12% productiever. Een verbetering van het werkgeversimago en de medewerkerstevredenheid zijn daarom belangrijke KPI’s voor een corporate festival. Het is daarnaast de perfecte mix tussen een échte festivalbeleving en een corporate event. Event Producer Esmee Veldman helpt je op weg met de organisatie volgens onderstaand stappenplan

Stap 1: Bepaal het doel en programma van het festival

Voor elk event geldt dat je het doel scherp moet krijgen voordat je de invulling ervan kunt bepalen. Met welke gedachte wil jij dat de gasten weer naar huis gaan? Wat hebben ze geleerd of gedaan aan het eind van de dag? Stem daar je programma op af. Zorg voor voldoende variatie. Denk aan een echte timetable waarbij de gasten zelf kiezen welk programma ze volgen. Wissel grote en kleine podia af en zorg voor variatie in te volgen workshops en subsessies.

Stap 2: Boek een locatie met ruime mogelijkheden en festivalsfeer

Voordat je een datum kunt communiceren naar je gasten, potentiële sprekers en entertainment, is het belangrijk om een locatie te boeken. Vind een locatie die bij je past. Er moet voldoende plek zijn voor verschillende podia, subsessies en een horecaplein. Benieuwd naar wat wij voor je kunnen betekenen? Lees meer over onze locaties.

Stap 3: Vind unieke sprekers en entertainment

Meetings bij het kampvuur, een photobooth met verkleedkist, hostessen die on the spot je crème brûlée branden; een corporate festival is een unieke mix van inhoud en een gezonde dosis lol. Daarbij doorbreken ontspanning en plezier de hiërarchie. Gasten staan daardoor meer open voor elkaar en zullen sneller op elkaar afstappen.

Stap 4: Nodig je medewerkers op een originele manier uit

Bij een corporate festival hoort een unieke uitnodiging. Maak bijvoorbeeld een coming soon-trailer of organiseer een guerilla-actie op de werkvloer waarin je het thema, de datum en de locatie bekendmaakt. Prikkel je werknemers en geef niet teveel weg; dat verlaagt direct het no-showgehalte!

Stap 5: Regel creatieve catering

Ook de catering is een unieke mix tussen kwaliteit en originaliteit. Bij DeFabrique serveren we onze F&B op een industriële manier: in rollende olievaten, met een kitspuit, in reageerbuisjes en zelfs door middel van een heuse foodtrain. Je wilt dat je werknemers een dag hebben om nooit te vergeten. Creatieve catering is daar een belangrijk onderdeel van: de liefde gaat niet voor niets door de maag!

Benieuwd naar hoe zo’n congrestival eruit komt te zien? Lees dan de case over Chaos in de orde.

Stap 6: Zorg voor een haarscherpe routing

Tof zo’n evenement met workshops en subsessies verspreid door de hele locatie… maar je wilt natuurlijk niet dat je gasten de helft van de tijd aan het zoeken zijn naar het volgende programma-onderdeel. Met een haarscherpe routing voorkom je dat. Je kunt hiervoor het plafond en de muren gebruiken, maar ook de vloer. Heeft jouw festival ‘sport’ of ‘presteren’ als thema? Wat dacht je dan van een atletiekbaan met daarop de nummers van de subsessies? Je gasten hoeven dan alleen maar de juiste baan te volgen!

Stap 7: Geniet!

Stel je een groot podium voor met diverse sprekers, omringd door kleinere podia en zaaltjes voor workshops en subsessies. Op een horecaplein verzamelen je gasten zich rond barretjes en foodtrucks. ‘s Avonds branden de vuurkorven en verschijnt het entertainment ten tonele. Het corporate festival wacht op je, geniet ervan!

Zelf een corporate festival organiseren? We helpen je graag verder!

Mail met Esmee