8 tips voor een compleet Congrestival

Congrestival: een congres in een festivaljasje. De ultieme mix van échte festivalbeleving en zakelijke events. De speelse congresvariant is niet nieuw, maar wel razend populair. Mits je alle onderdelen doorloopt. Met de onderstaande checklist organiseer je stap voor stap een compleet congrestival.

WAAROM EEN CONGRESTIVAL?

In plaats van een traditioneel congresprogramma te volgen, gebruik je de positieve eigenschappen van een festival om het maximale uit je evenement te halen. Vrijheid en plezier doorbreken de hiërarchie, waardoor gasten meer openstaan voor elkaar en het organiserende bedrijf. Daarnaast kan je bezoeker het heft in eigen handen nemen en zelf bepalen welke programma-onderdelen hij of zij wil volgen. Harrison Owen – grondlegger van de Open Space Technology – meent dat bewegings- en keuzevrijheid een positieve invloed hebben op het betrokkenheidsgevoel van de bezoeker. Betrokkenheid zorgt voor een meer enthousiaste en proactieve houding waardoor je met het evenement makkelijker gedragsverandering kunt realiseren. 

CHECKLIST CONGRESTIVAL ORGANISEREN

Een flexibel programma vraagt nog steeds om een strakke voorbereiding. Zorg dat elk onderdeel van je evenement in festivalstijl is.

1. Neem de festivalsfeer mee in het uitnodigingstraject

Gasten linken het gevoel van de dag aan je bedrijf, dit begint al in het uitnodigingstraject. Maak de sfeer van het Congrestival al vanaf de eerste uitnodiging voelbaar. Ontwerp deze bijvoorbeeld in de vorm van een festivalticket. Deel het blokkenschema alvast op de website en kondig de sprekers en/of artiesten in de vorm van een line-up aan. De details – hoe klein ook – maken het verschil.

2. Werk met een blokkenschema

Begin met het programma, de aankleding volgt later. Net als bij een congres is de inhoud belangrijk, maar nu mag het allemaal wat speelser, vrijer en kleurrijker. Ook de sessies. Werk bij een Congrestival – net als op een festival – met een blokkenschema. Bezoekers kunnen hiermee zelf hun ideale programma samenstellen. Het evenement is op deze manier heel vrijblijvend voor bezoekers. Je hopt zo van de ene naar de andere sessie. Zorg hierbij wel dat alle ruimtes vindbaar zijn. Duidelijke signing is belangrijk! In dit geval passen houten wegwijzers en kleurrijke bordjes goed in het thema.

3. Voeg een out-of-the-box workshop toe

Verras bezoekers ook met de inhoud. Een Congrestival is de uitgelezen kans om naast de bekende presentaties een creatieve workshop aan te bieden. Veranderfestival Chaos in de Orde weet als geen ander hoe dit moet. Ook hadden we onlangs nog een meespeeltheater. Op een interactieve, speelse manier konden gasten op elkaar reflecteren. Ook voor gasten fijn: even je gedachten verzetten. Wil je nog meer actie? Ga dan voor lasergamen, karten of Prison Island spelen bij de Kartfabrique.

4. Maak een netwerkplein

Biedt ruimte om te netwerken. Niet alleen een flexibel programma, maar ook een netwerkplein draagt hieraan bij. Bezoekers kunnen hier op een informele manier samenkomen. Vaak zie je dat het netwerkplein ook tijdens sessies open is. Bezoekers kunnen in plaats van een sessie bijwonen er ook voor kiezen om te netwerken. Als gasten zo geïnspireerd raken, heb je als organisator ook al je doel bereikt. Soms worden er ook pop-up sessies gehouden op het cateringplein. Zo zie je maar: er is niet altijd een afgeschermde ruimte en een stoel nodig.

5. Vermijd ‘standaard’ stoelen

Ken je Festivalchairs al? De kartonnen krukjes die je in enkele seconden in elkaar zet, zijn een echte toevoeging op jouw Congrestival. Ze zijn niet alleen handig om op te zitten, want als bedrijf kun je ook het logo, de timetable of een andere print op de kruk laten drukken. Gasten nemen de Festivalchair zelf mee naar een sessie en kunnen aanschuiven zolang er nog plek is in de zaal. Dit zorgt voor een meer ongedwongen sfeer. Een informele sfeer bereik je bijvoorbeeld ook met ronddraaiende stoelen, een ideeëntheater of picknickbanken.

6. Tijd voor de aankleding!

Yes! Eindelijk tijd om los te gaan met aankleding. Dompel je gasten bij aankomst direct onder in de festivalsfeer. Laat het zomerse, kleurrijke gevoel terugkomen in de inrichting. Bouw bijvoorbeeld een park met veel groen, picknickbanken, zitzakken, bistrosetjes en een fontein. Zet verschillende mobiele huiskamers, chesterfield lounges en foodtrucks met zitjes neer om het netwerken te stimuleren. Lichtgevende letters en prikkabel met gekleurde lampjes zijn echt een must. Zo heb je het festivalgevoel direct te pakken!

7. Maak de dinerkeuze-reuze 

Van al dat netwerken en informatie opnemen krijg je trek. Tijd voor een hapje en een drankje! Net als op festivals mogen de gasten langs verschillende kraampjes slenteren om hun eigen diner samen te stellen. Bij DeFabrique werken we met keukentjes en foodtrucks. Zo is er voor ieder zijn/haar smaak wat te vinden. Van pasteitjes, paella en pasta: het is er allemaal. Waar ga je voor? Dat is een lastige vraag wanneer alle heerlijke geuren in de loodsen hangen. Voor de gasten voelt het door passende catering echt als een mini-festival.

8. Kies entertainment om het af te maken

Er ontbreekt nog één ding op deze checklist: entertainment! Kies vertier wat aansluit bij het thema, zoals steltlopers, straattheateracts, een photobooth of sneltekenaars. Dit soort acts zijn meer dan puur vermaak. Ze kunnen bijvoorbeeld de gasten verwelkomen of bezoekers meenemen naar een andere ruimte. Zo wordt vertier echt onderdeel van het programma.

Zin om te sparren over Congrestivals? Neem vrijblijvend contact op!

Mail met Esmee