8 tips & tricks voor het organiseren van een beurs

Van kinderkledingbeurs SundaySchool, de Mitra Ondernemersdag tot aan de Accenture Innovation Summit: al jaren is DeFabrique het decor voor de meest uiteenlopende beurzen. We verzamelden al onze ervaringen en delen hieronder tips over het organiseren van een succesvolle beurs. Vanaf nu ontgaat zelfs het kleinste detail jou niet meer!

1. BEPAAL HET DOEL VAN DE BEURS

Stel vooraf het doel van de beurs vast. Wat willen jouw standhouders behalen? En waarom komen bezoekers naar jouw evenement toe? Komen ze om te netwerken, nieuwe producten ontdekken, om te leren of specifieke stands bezoeken? Waar hebben jouw doelgroepen behoefte aan? Breng dit in kaart en houd hier rekening mee tijdens het vormgeven van jouw beurs. Is het doel netwerken? Zorg dan bijvoorbeeld dat er in verschillende ruimtes zitjes zijn om te praten of zorg voor verschillende netwerksessies. Bedenk vooraf al hoe je jouw doelgroepen en standhouders kunt voorzien in hun behoeften. 

2. MAAK EEN DUIDELIJKE LOOPROUTE

Een beurs is de meest effectieve manier om aanbieders en afnemers van een bepaald product, dienst of mensen binnen een bepaalde branche met elkaar in contact te brengen. Doorgaans betalen standhouders voor een plek op jouw beurs. Hierbij is het uiteraard belangrijk om elke standhouder tevreden te houden. Bedenk daarom vooraf al wat de looproute gaat zijn en hoe je deze duidelijk gaat maken aan de bezoekers. Dit kun je bijvoorbeeld doen door een ‘Ikea-looproute’ te creëren, een gekleurde loper door de hele locatie te leggen en/of door de beurs eenrichtingsverkeer te maken. Zo kun je zorgen dat bezoekers langs alle stands komen en heeft iedereen gelijke kansen om connecties te leggen.

3. MAAK ELKE RUIMTE HET BEZOEKEN WAARD

In DeFabrique loopt de beursvloer vaak door meerdere loodsen, silo’s en hallen. Zorg dat elke ruimte een bezoek waard is. Dit kan bijvoorbeeld door met thema’s te werken, entertainment neer te zetten of in meerdere ruimtes barren te plaatsen. Hiermee draag je bij aan het creëren van een duidelijke looproute en spreid je de drukte.

4. HOUD REKENING MET PIEKTIJDEN

Beursbezoekers zijn vaak niet van begin tot eind op jouw evenement aanwezig. De inloop is lang en je ziet dat er gedurende de dag verschillende piekmomenten zijn. Onze richtlijn is een gemiddelde bezoekduur van vier uur. Zorg er als event organisator voor dat beide dagdelen interessant zijn door bijvoorbeeld op verschillende momenten keynotes en entertainment aan te bieden. Ook catering, garderobe en registratie de hele dag aanwezig zijn. Heb je al een eerder editie van de beurs georganiseerd? Haal hier learnings uit voor de aankomende editie. Zo zorg je dat alles goed doorloopt en er geen opstoppingen plaatsvinden.

5. VERSPREID CATERING OVER DE HELE BEURSVLOER

Zoals hierboven al benoemd kent een beurs pieken in bezoekersaantallen. Om opstopping op de beursvloer te voorkomen, is het belangrijk om cateringpunten door de hele locatie te verspreiden. Dit zorgt voor een gelijke verdeling van personen per ruimte en trek je bezoekers richting de stands. Bij het plaatsen van cateringpunten moet je wel rekening houden met overlast en geuren. Je wil niet dat dit jouw standhouders beïnvloedt. 

6. BOUW GENOEG RUIMTE IN VOOR STANDBOUW

De grootte van de beurs bepaalt hoeveel tijd en dagen er nodig zijn voor de op- en afbouw. Houd er in elk geval rekening mee dat standhouders voor aanvang van de beurs hun stand nog moeten opbouwen. Om dit gestroomlijnd te laten verlopen adviseren wij om te werken met verschillende tijdsloten. Elke standhouder krijgt een tijdslot toegewezen waarop hij rustig de stand kan klaarmaken. Daarnaast is het ook belangrijk om de standhouders goed te briefen. Waar kunnen ze laden- en lossen? De auto parkeren? Met wie kunnen ze contact opnemen? Zo heeft iedereen genoeg tijd en ruimte om zich klaar te maken.

7. ZORG VOOR DUIDELIJKE SIGNING

Vlaggen, borden, stickers, banners, apps.. Er zijn honderden manieren om je gasten de juiste weg te wijzen tijdens een beurs. Het gaat er niet om hoe je het doet, maar dat je het doet. Laat je gasten niet ronddwalen op zoek naar standhouders of ruimtes, maar maak de bewegwijzering zo duidelijk mogelijk. Bezoekers moeten zich op jouw beurs snel naar A en B kunnen verplaatsen. Het team van een evenementenlocatie helpt je daarbij. Meer tips nodig over routing? Lees snel verder > 

8. KLEED JE BEURS AAN

Aan de hand van een thema kun je de beursvloer aankleden en zorgen dat het één geheel wordt. Dat kan soms best nog een uitdaging zijn met al die verschillende stands. Daarom is het belangrijk dat jij als opdrachtgever hierin de lead neemt. Daarnaast voegt een thema extra beleving toe aan je evenement. Zo verwerkte Foodimpuls het thema New York op hun beursvloer. Van Central Park, naar foodtrucks en de Amerikaanse snelweg: het was allemaal aanwezig! Zo dompel je gasten onder in een andere wereld en voelt het echt als een dagje weg. 

Kunnen we je helpen bij het organiseren van een beurs? We denken graag met je mee.

Mail met Esmee