Terugblik 2020: van operationeel naar community management-succes

Dat dit een slecht jaar was voor de evenementenbranche is een understatement. Gelukkig zagen we ook iets moois gebeuren: evenementen zijn kwalitatiever dan ooit. De wensen en eisen van doelgroepen staan op een voetstuk en vormen de basis voor community management-succes.

FRISSE BLIK

We horen je denken: je doelgroep analyseren is toch altijd de basis? Absoluut! Alleen veel (zakelijke) evenementen blijven toch vrij identiek aan voorgaande edities. Never change a winning team, toch? Maar is dit bekende event nog wel de meest geschikte vorm om doelstellingen te behalen? Nu het Coronavirus alle bestaande plannen van tafel veegt, worden event organisatoren pas echt uitgedaagd om met een frisse blik naar hun evenement te kijken. Het is letterlijk: beginnen met een schone lij. 

DESIGN THINKING FOR EVENTS

Dit proces noem je Design Thinking. Een ontwerpmethode waarbij eigen vooroordelen opzij worden gezet en er bij het oplossen van complexe vraagstukken wordt gedacht vanuit de doelgroep. Eerst worden alle wensen, pijnpunten, eisen en kenmerken in kaart gebracht tijdens het invullen van de Empathy Map. Vervolgens doorloop je drie fases:

1. Change: Hier bepaal je welke gedragsverandering je wilt realiseren. Je legt vast hoe je eventbezoeker zich nu gedraagt en hoe je hoopt dat dit na het evenement is.
2. Frame: Dit gaat over meegekregen kaders zoals budget, taakverdeling en aantal beschikbare plekken vastleggen. 
3. Prototype: Pas als laatst geef je concreet invulling aan het evenement. Hoe gaat de klantreis eruit zien en op welke punten in het programma breng je welke boodschap over?

Direct met Design Thinking aan de slag? Download de whitepaper impactvolle events organiseren.

VAN LIVE, DIGITAAL, NAAR HYBRIDE

De keuze voor een fysiek evenement was ineens niet meer zo vanzelfsprekend. Zeker in het begin werden we overspoeld met online evenementen. Nu wordt er meer nagedacht over het organiseren van een waardevol, digitaal evenement. Hybride evenementen zijn ook steeds meer een optie om doelen te behalen. Wat opvalt is dat er meer focus ligt op het bouwen van een community. Niet alleen voor meer interactie tijdens het evenement, maar juist om zoveel mogelijk eventbezoekers voor en na het evenement met elkaar te blijven verbinden. Een mooi voorbeeld hiervan is het Buitengewoon Leiderschap evenement van Tibor.nl. In eerste instantie gepland als een los evenement, maar door het Coronavirus en de vragen vanuit de doelgroep omgezet in een vijf-maandentraject met een online kick-off, vier online masterclasses en afsluitend het hybride evenement. Als merk blijf je hierdoor dus nog lang van toegevoegde waarde! 

COMMUNITY MANAGEMENT 

Waarom er ineens zoveel focus op community management ligt? Digitale en hybride evenementen hebben als nadeel dat het grootste deel van de doelgroep van achter hun computerscherm deelneemt. Hierdoor missen zij een belangrijk stukje beleving, denk aan: locatie, catering en het spontane netwerkkarakter. Hierdoor word je minder meegezogen in het evenement. Als event organisator moet je dus harder werken om engagement te stimuleren. Interactie is nodig om kijkers aangehaakt te laten blijven. Een moderator en host spelen hier een belangrijke rol in. Kies daarbij ook voor manieren als live polls, 1-op-1-chats en online koffietafels. Er moet dus heel goed over nagedacht worden hoe je mensen betrokken laat voelen bij het evenement, ook ervoor en erna. Faciliteer bijvoorbeeld een Linkedingroep of app waar bezoeker met elkaar in contact kunnen komen en blijven. Laten we deze ontwikkeling voortzetten in 2021!