6 tips voor het uitstellen van je evenement

Gooit een crisis of calamiteit je evenement in de war? Om je nu, maar ook bij toekomstige onverhoopte omstandigheden op weg te helpen bij het uitstellen van je evenement, stelden we een lijst met tips en tricks samen. Zo wordt het uitstellen van je evenement net een stukje makkelijker.

“Samen sta je sterk”

1. OVERWEEG JE OPTIES: EVENEMENT VERPLAATSEN OF TOCH ANNULEREN?

Het evenement kan niet doorgaan, en nu? Pak het vooraf vastgestelde doel van je evenement erbij, je organiseert het niet zonder reden. Stel jezelf de vraag: kan ik mijn doel nog behalen als het evenement naar een andere datum wordt verplaatst? Sommige evenementen, zoals een productlancering zijn namelijk datum-gebonden. Overweeg ook de optie van een digitaal evenement, zie hieronder. Is dit allemaal niet mogelijk? Dan zul je helaas je evenement moeten annuleren.

2. WAAROM ANNULEREN? KIES VOOR EEN DIGITAAL EVENEMENT!

Wil je het evenement digitaal laten doorgaan? Een livestream is dé manier om dit te doen. Samen met onze videograaf Bob Eijck stelden we een stappenplan op: in 9 stappen een digitaal evenement organiseren. Tip: met de StoryBox van Bureau JEZ voeg je extra beleving toe aan je online evenement. 

3. KIES EEN NIEUWE DATUM

Je hebt ervoor gekozen je evenement te verzetten. Maar hoe kies je een nieuwe datum? Onze accountmanagers hebben tips:

• Tijdens een crisis of calamiteit ben je niet de enige die een evenement verplaatst. Houd bij het verplaatsen van het evenement daarom altijd concurrerende evenementen in de gaten, maar kies bovenal een datum die bij jouw doelgroep past. 
• Schiet vakantieperiodes niet meteen af. Afhankelijk van je doelgroep kun je ervoor kiezen in deze periode een evenement te organiseren, zoals bijvoorbeeld een personeelsfeest.  
• Het organiseren van een zakelijk evenement tijdens nationale feestdagen raden wij niet aan. 
• Blijf top-of-mind bij je bezoeker door bijvoorbeeld updates te sturen. Houd de band warm.

4. FOCUS OP INTERNE COMMUNICATIE

Crisis en calamiteiten zorgen voor onzekerheden en vragen. Interne communicatie is op dit soort momenten belangrijker dan ooit tevoren. Om verwarring te voorkomen, is het van groot belang om medewerkers goed in te lichten. Zo creëer je intern rust en wordt het voor iedereen makkelijker om naar buiten hetzelfde te communiceren. En vergeet niet: houd vooral de teamspirit erin!

5. COMMUNICEER NAAR JE BEZOEKERS

Maar wat communiceer je nou richting bezoekers? Om gasten en je eigen team rust te geven, raden wij aan antwoorden op veelgestelde vragen beschikbaar te stellen voor gasten via een webpagina of mail. 

6. GEBRUIK DE EXTRA TIJD OM JE EVENEMENT WAARDEVOLLER TE MAKEN

Elk nadeel heb se voordeel, zou Johan Cruijff zeggen. Heb je meer ademruimte gekregen in de aanloop naar je evenement? Gebruik deze tijd om het evenement goed onder de loep te nemen. Dit doe je bijvoorbeeld door Design Thinking for Events toe te passen. Met deze methode bekijk je wie je stakeholders zijn, welke wensen zij hebben en hoe gedragsverandering creëren mogelijk is. Zo is je evenement straks nog impactvoller.